Organizar uma corrida envolve horas, e até meses, de planejamento, custos com estrutura, logística, equipe e, principalmente, expectativas dos atletas. Mas sabemos que imprevistos acontecem. Quando o cancelamento é inevitável, o que faz a diferença é como você se comunica e resolve isso com quem pagou pela inscrição.
Se você é organizador ou está começando no mercado das corridas, separamos algumas dicas que, com certeza, vão te ajudar a enfrentar esses momentos delicados com mais segurança e sem comprometer o sucesso do seu evento.
Confira:
Comece com uma política clara e acessível
Um dos maiores erros é deixar para pensar nisso só quando o problema aparece. Defina e publique desde o início uma política de cancelamento e reembolso. Deixe todas as informações claras e visíveis no regulamento. Por exemplo:
- Reembolso total até 30 dias antes do evento;
- Reembolso parcial até 7 dias antes;
- Sem reembolso nos dias que antecedem a prova.
Esse prazo progressivo protege o evento financeiramente e, ao mesmo tempo, respeita o participante. Lembrando que, por lei, o consumidor tem até 7 dias após a compra online para desistir e receber o valor integral de volta, conforme o Código de Defesa do Consumidor.
Transparência é tudo na comunicação
Se o cancelamento for inevitável, seja por motivo climático, segurança, logística ou outro fator, avise o quanto antes. A forma como você se comunica pode fazer toda a diferença na percepção do público.
Envie e-mails, publique nas redes sociais, atualize a página do evento. Explique o motivo com clareza. Mostre empatia, apresente as opções, remarcação, reembolso ou crédito, e mantenha um canal de atendimento ativo. Um FAQ bem estruturado com as perguntas mais comuns também ajuda bastante.
Por incrível que pareça, muitas vezes, o atleta não se incomoda tanto com o cancelamento em si, mas com a falta de resposta ou de clareza.
Ofereça alternativas inteligentes
Nem todo mundo quer o reembolso de volta. Alguns preferem manter a inscrição para uma nova data, usar como crédito em outro evento ou até transferir para outra pessoa.
Dê essas opções. Mostre que você está pensando além do prejuízo imediato. Isso constrói relacionamento com o público e pode evitar a saída em massa de participantes.
O Minhas Inscrições, por exemplo, permite que você suspenda as inscrições, reconfigure o evento e envie comunicados em massa. Isso dá mais controle e agilidade ao processo.
Organize o reembolso de forma profissional
Se o participante optar pelo reembolso, seja ágil e claro. Use a própria plataforma para isso sempre que possível, o processo automático reduz erros e economiza tempo. Se for necessário fazer manualmente, colete os dados corretamente, defina um prazo e cumpra.
Evite prometer o que não pode cumprir. Melhor dizer que o reembolso será feito em até 30 dias úteis e entregar antes, do que prometer 5 dias e atrasar.
Prepare-se para imprevistos
Você não precisa esperar o pior acontecer para se preparar. Avalie a possibilidade de contratar um seguro de cancelamento, especialmente para eventos maiores. Além disso, revise seus contratos com fornecedores: cláusulas de “força maior”, como chuva intensa, podem evitar custos extras.
Ter um plano B bem estruturado permite agir com mais segurança
Aprenda com cada situação
Depois da tempestade, vem o aprendizado. Reúna sua equipe, reveja o que funcionou, o que pode melhorar e ajuste o processo. Aproveite também o feedback dos corredores. Saber ouvir, mesmo críticas, ajuda a crescer e evoluir.
Conte com uma boa plataforma de gestão
No Minhas Inscrições, trabalhamos para facilitar a vida de quem organiza. Cancelamento, edição de evento, envio de comunicados, geração de listas de reembolso e relatórios detalhados, tudo isso está a poucos cliques. Além disso, nosso suporte está sempre pronto para ajudar os atletas com agilidade e segurança.
Organizar corridas é desafiador, mas com as ferramentas certas e uma comunicação bem feita, até os imprevistos viram oportunidades para fortalecer sua marca e conquistar ainda mais corredores nas próximas edições.
Fique por dentro do nosso Blog e garanta um evento de sucesso!
Até mais!
Texto – Milena Campos
Direitos – Minhas Inscrições
