Como organizar um evento esportivo: guia completo

Saber como organizar um evento esportivo é algo fundamental para todos os tipos de organizadores de evento, desde os iniciantes até os experientes.

E justamente para te ajudar nessa missão, vamos te mostrar hoje uma espécie de passo a passo para que você possa organizar seu evento esportivo da forma correta, e de quebra, com algumas dicas de marketing (isso você só encontra aqui no blog da MI mesmo).

Então continue a leitura e aprenda todos os passos de como organizar um evento esportivo de sucesso.

Preparados? Então vamos lá!

Comece com um bom checklist

Se quer saber como organizar um evento esportivo, obviamente, devemos iniciar com um bom planejamento geral. E para facilitar, criar um checklist é bem interessante nessa fase inicial. Você pode inclusive usar ferramentas gratuitas para isso.

Então, estabeleça itens importantes que você não pode esquecer no pré, durante e pós-evento. Coloque em seu checklist exatamente tudo o que deve ser resolvido, organizado, contratado, pago ou providenciado.

Sem contar que um dos maiores benefícios de um checklist é que te facilitará depois para saber exatamente qual foi o custo total do evento.

E claro, se tiver à sua disposição uma equipe, liste todos os afazeres e necessidades, e ponha na frente do item o nome da pessoa que ficará responsável. Dessa forma, todos já saberão desde o início suas obrigações e responsabilidades, dando inclusive até mais autonomia ao time.

Entenda bem o esporte

Ser um bom organizador de eventos esportivos não significa necessariamente que é preciso ser um especialista em esportes. Porém, ao escolher o evento esportivo que irá desenvolver, deve-se ter a noção técnica suficiente para a elaboração de algo atrativo.

Como assim? Vamos explicar.

Imagine que você não suporta futebol, e as únicas coisas que você sabe é que existe uma bola, pessoas de chuteiras, e um gol (e você sabe isso de tanto ouvir seus vizinhos gritando no domingo), porém, você é um ótimo organizador de corridas de rua. E enxerga um ótimo mercado para eventos de futebol.

Então, você conecta os pontos e decide ficar responsável pela organização de um campeonato de futebol de uma cidade. Você acaba se atentando a todos os itens essenciais, como arquibancada, disposição de comidas e bebidas, local das torcidas, a pintura do campo e por aí vai.

Mas, como você não entende muito de futebol, e também não consulta alguém que entenda, acaba esquecendo de itens muito importantes, que inclusive, alguém que entende lembraria.

Como contratar um gandula por exemplo, pois sem esse profissional a cada 5 minutos algum jogador ou pessoa da arquibancada precisaria ir buscar a bola e devolver ao jogo fazendo com o evento durasse mais que o necessário.

Ou até mesmo acaba esquecendo de colocar grades altas ao redor do campo, então várias bolas são perdidas ao longo do jogo.

E também, você nem fazia ideia da real função de um bandeirinha, afinal de contas, qual a necessidade de alguém de amarelo correndo do lado de fora do campo? Os jogadores não jogam do lado de dentro?

Então além de não contratar um, não disponibiliza nenhum equipamento que possa ser improvisado como apito ou bandeira por alguém presente que entenda.

Enfim, acho que deu para entender rs.

Conhecer pelo menos o básico do esporte escolhido é essencial, e se não souber, considere a “consultoria” de alguém que entenda do assunto. E leve isso muito a sério ao escolher o esporte do seu evento.

Ache um bom tema

Um bom evento esportivo carrega junto consigo um tema interessante e que atrai muitas pessoas.

Por isso, defina um tema que faça sentido com o esporte escolhido, mas que seja atrativo a um público de pessoas. Descarte eventos de pesca esportiva com “veganismo” como tema por exemplo, ou talvez fuja das lutas de UFC com música clássica erudita de fundo.

Não vá correndo atrás dos temas óbvios (talvez só um pouco, pois ainda funcionam) mas é interessante que se pense em outros temas que fujam do mesmo e que possam “conversar” com um nicho específico.

De qualquer forma, entenda quais pessoas deseja atrair, pense em um tema que elas se identificam, mas que também faça sentido com o esporte, e pronto, tema escolhido, pode dar um check na lista.

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Procure o melhor local

Escolha o local ideal para realizar seu evento esportivo.

Imagine como realizar uma prova de bike em uma rua esburacada pode ser prejudicial para o atleta. Só se for MTB (Mountain Bike) que o participante irá esperar um percurso que tenha obstáculos e propositalmente desafie o participante.

De qualquer forma, o local deve ser prioridade, preze pela segurança dos atletas e conforto dos que participam e assistem, caso possua. 

Além é claro de correr atrás de todas as autorizações da prefeitura de sua cidade, caso a corrida seja feita na rua.

Consiga patrocinadores

Para você aprender como organizar um evento esportivo de sucesso, é essencial que saiba o que são os patrocinadores e sua importância para seu evento.

Bom, pense em uma situação onde você tem habilidade já comprovada e testada em organização de eventos institucionais e esportivos.

E você decide começar a organizar um evento de Jiu jitsu em uma cidade grande próximo de onde mora, porém, ainda não tem verba suficiente para de fato criar a estrutura que deseja, mas garante e sabe que terá sucesso, baseado em análises e estatísticas que vem colhendo nos últimos meses.

É aí que os patrocinadores entram em ação, sendo empresas ou até mesmo pessoas dispostas a te ajudar com recursos, verbas e networking para colocar o evento de pé, e em troca, você os divulga durante o evento, ou qualquer outro acordo que quiserem.

Para que isso aconteça, separe uma lista de possíveis patrocinadores, estude-os, entenda como pode agregar valor a eles, prepare uma apresentação e comece a entrar em contato com todos que puder.

E mesmo depois que seu evento andar com as próprias pernas, tente manter a parceria pois esse relacionamento irá agregar credibilidade e autoridade para ambos os lados.

E uma dica, tente listar patrocinadores que se envolvem, nem que seja de forma indireta no tema do evento ou esporte escolhido. Faz mais sentido para a empresa em questão aceitar a proposta caso assim seja.

Faça uma boa divulgação

Você provavelmente já sabe da importância de uma boa divulgação, não é mesmo? Mas por conta de ser um assunto que muitos ainda não dominam, vamos te dar algumas super dicas para que consiga divulgar seu evento da melhor maneira possível, ok?

Primeiramente, defina quais serão seus meios principais de divulgação. Inclusive, já escrevemos um guia completo sobre como divulgar um evento pelas redes sociais.

Será seu foco a divulgação pelas redes sociais? Ou pretende criar conteúdo em blogs para atrair o público?

Fará parcerias com influencers? Ou vai optar por meios físicos, como cartazes e panfletos?

Elabore um plano de marketing com estratégias bem pensadas e o mantenha.

Mas antes de qualquer coisa, você deve ter muito bem desenhado quem é seu público-alvo. Para isso, você precisa responder algumas perguntas, como:

●     Quais tipos de eventos esportivos eles participam?

●     O que fazem no tempo livre?

●     Quais pessoas eles seguem nas redes sociais?

●     Quais locais costumam frequentar?

●     Qual sua escolaridade?

●     Qual é a faixa-etária dos atletas em sua maioria?

●     Quais são seus interesses?

●     Qual o gênero em sua maioria?

●     Quais os hábitos de consumo?

Com as respostas destas perguntas e qualquer outra que ache relevante, você saberá onde e como divulgar.

Vamos dar um exemplo.

Imagine que após pesquisar e responder a essas perguntas você descobre que seu público-alvo fica a maior parte do tempo livre na academia malhando e tirando fotos no espelho para postar nos stories do instagram (qualquer semelhança com alguém que você conheça é mera coincidência).

O ideal nessa situação seria fazer uma parceria com as academias mais movimentadas próximas ao local que seu evento acontecerá, para que propagandas e anúncios do evento apareçam nas TV ‘s desses estabelecimentos enquanto as pessoas treinam.

E pronto!

Desta forma, você juntou os costumes do seu público-alvo, com patrocinadores que fazem sentido com o evento e captou um público qualificado e interessado, de uma forma muito mais simples e produtiva do que fazendo uma rifa com os parentes que você só encontra no natal e em casamentos.

Dê importância a seus fornecedores

Quando for em busca dos fornecedores, atente-se na qualidade dos produtos, e caso seja uma compra à distância, leve em consideração até mesmo a forma que é entregue.

Por que? O que isso tem haver com meu evento?

Bom, se for comercializar camisetas, garrafinhas, equipamentos, medalhas e qualquer outra coisa que queira oferecer, saiba que para seu cliente, ele estará comprando de você. Ou seja, o seu nome e de seu evento que estão em jogo. Faça parceria com um fornecedor de qualidade, que faça jus a qualidade de seu evento.

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Foque na qualidade de venda das inscrições

Uma das partes mais importantes que você precisa saber sobre como organizar um evento esportivo é se atentar e focar na qualidade de vendas de suas inscrições.

Sabe por que as vendas das inscrições impactam e muito no resultado de seu evento? Pois essa parte, é praticamente o primeiro contato oficial que seu participante terá com seu evento.

Lembra daquela expressão: “A primeira impressão é a que fica”? Se aplica exatamente aqui.

Então, quando for organizar e gerir seu evento, opte por uma plataforma que foca na experiência e qualidade, como o Minhas Inscrições! A melhor plataforma para organizadores e atletas, onde você pode:

●     Criar um evento físico ou virtual;

●     Criar um portal de notícias;

●     Personalizar o evento do jeito que preferir;

●     Oferecer certificados digitais para seus participantes;

●     Criação de desafios virtuais;

●     Ter acesso a um Dashboard com relatórios financeiros e informações precisas em tempo real;

●     Atendimento exclusivo com 100% de qualidade e atenção durante e pós evento;

Clique aqui para saber mais informações sobre o MI, e veja o sucesso do seu evento esportivo decolar!

Atenção no pós-evento

E por último mas, com certeza, não menos importante, chegamos no pós-evento.

É preciso elaborar estratégias para surpreender seus atletas e fazer com que eles participem novamente de seus próximos eventos, você pode apostar em itens como:

●     Foque em agradecer os participantes;

●     Fazer pesquisas de feedback;

●     Oferecer brindes não citados para surpreender a todos;

●     Divulgar constantemente o ranking de colocados durante e depois do evento, para os ganhadores se sentirem reconhecidos e acolhidos, isso incentivará a participarem novamente;

●     Ofereça desconto para os presentes caso confirmem a presença no próximo.

De toda sua energia gasta para organizar um evento esportivo, saiba que o pós-evento merece a mesma quantidade ou até mais energia.

Desta forma, você confirma a boa imagem do evento, garantindo a melhor experiência possível aos seus participantes, e o retorno deles em seus futuros eventos – sem contar com a divulgação boca a boca.

Para finalizar…

Agora sim, com este artigo você já sabe como organizar um evento esportivo desde o planejamento até o pós-evento. Temos certeza que será um sucesso!

Sabe o que você deve fazer agora?

Iniciar o planejamento do seu próximo evento esportivo, é claro! E para isso, conheça melhor o Minhas Inscrições, como já falado anteriormente, a melhor plataforma para participantes e organizadores de eventos esportivos.

Nos vemos lá!

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