Mesmo sendo cuidadoso e caprichoso na organização de um evento, é necessário contar com bons fornecedores de eventos, para que tudo saia com o maior capricho e dedicação possível.
A importância desses profissionais para a realização de um evento se dá pelo fato de estarem conectados com o cronograma e o orçamento do produtor de eventos.
O produtor e o fornecedor de eventos precisam um do outro para organizar um bom evento. São o braço direito um do outro.
Para que tudo ocorra bem e o evento seja agradável a seu público, esse profissional é uma das ferramentas ideais!
Ao longo deste artigo você verá sua importância e como analisar um profissional qualificado para auxiliar na organização de seu evento.
Veja a seguir os tópicos abordados neste artigo:
- Como escolher fornecedores de eventos;
- Como manter bons fornecedores;
- Se relacionando com bons fornecedores.
Então, se deseja obter mais informações sobre os profissionais dessa área, fique ligado neste artigo!
Como escolher fornecedores de eventos
Existem diversas formas de encontrar bons fornecedores de eventos dispostos a atender sua demanda.
Pode ser tanto por listas exclusivas, das quais você pode filtrar e escolher apenas os setores de serviços que está a procura, como pode ser também por recomendação de outros produtores.
Antes de tudo, a dica principal é visualizar o portfólio do profissional, desta forma você consegue analisar seu trabalho e decidir se é isso que você realmente deseja para a produção de seu evento.
Veja agora as melhores dicas para acertar na escolha e organizar o melhor evento de todos:
Listar todos os fornecedores
Para não haver nenhum contratempo na escolha de seus fornecedores de eventos, é necessário analisar outros pontos além de seu portfólio.
Muitas vezes o barato pode sair caro, assim, olhar apenas o preço de um serviço pode não ser uma boa opção.
Em sua listagem, analise os pontos cruciais de acordo com sua necessidade, para acertar na decisão:
- o estoque do fornecedor;
- a região que esse fornecedor atende (pode até ser um bom fornecedor, mas caso more muito longe e não atenda sua região, de nada adianta, não acha?)
- o prazo de entrega deste fornecedor;
- formas de pagamento;
- a disponibilidade desse fornecedor em tal data.
Caso veja que faltou algo ou um ponto a ser listado, adicione-o à lista.
Em relação à data e local do evento, quem deve escolher uma empresa que atenda toda a demanda dentro do prazo é o produtor, e só depois dar início às outras etapas.
Como manter bons fornecedores
Encontrou um bom fornecedor que oferece um bom trabalho e ainda entrega tudo no prazo?
Perfeito!
Mas como fazer para mantê-lo por perto e contratar seus serviços quando necessário?
Basicamente, para manter bons fornecedores de eventos por perto, que estarão sempre ali com disponibilidade para atender as demandas do produtor, é necessário criar uma boa relação com eles.
Desenvolvendo uma boa relação com esses fornecedores de eventos, o produtor encontrará muito mais facilidade para encontrá-los, até porque, não será necessário ficar caçando esses profissionais.
Cotação
É recomendado que o produtor solicite pelo menos três orçamentos diferentes para cada setor que necessita.
Ou seja, três para iluminação, três para decoração e também para os demais pontos que serão necessários para a organização do evento.
Isso te ajudará a comparar os preços de um modo prático.
Você pode encontrar profissionais que trabalham muito bem e que não cobram preços absurdos, como pode encontrar profissionais que trabalham de forma razoável, e ainda cobram mais caro. Por isso é muito importante comparar os portfólios.
Porém, deve-se sempre prezar pela qualidade do serviço, nunca optar por escolher valores menores, que na maioria das vezes, oferecem baixa qualidade.
E já que estamos falando sobre valores, nunca se esqueça de confirmar os meios de pagamentos. Muitas empresas exigem metade do pagamento antes do serviço e a outra metade depois.
Planejamento
Para que tudo ocorra bem e o evento seja um sucesso, é preciso que ambos profissionais trabalhem juntos, fornecedores de eventos e produtores.
Por isso, é necessário que o planejamento seja feito junto com o fornecedor ou que o fornecedor pelo menos esteja por dentro dos detalhes do evento.
O mais importante é deixar esclarecido para os fornecedores quais partes do evento ficarão responsáveis e a data de entrega. A melhor opção é se reunir no local do evento e explicar os detalhes.
O tipo de evento
A escolha do fornecedor deve ser feita baseada no tipo de evento a ser realizado.
Portanto, analise bem o tipo de evento que será realizado, e verifique se os fornecedores de eventos oferecem todas as necessidades que precisa.
É o tipo de evento que irá definir o tipo de fornecedor que o produtor deve contratar.
Um casamento, por exemplo, precisará contar com profissionais para trabalhar no buffet, decoração, iluminação e som.
É recomendado que os fornecedores tenham esse tipo de evento em seu portfólio. Assim você conseguirá analisar sua experiência no formato de evento escolhido.
Como se relacionar com seus fornecedores
Os fornecedores de eventos são de suma importância para o sucesso do projeto. Por isso, é sempre bom contar com uma lista de possíveis parceiros e manter o bom relacionamento com eles.
O ideal é construir um networking com esses profissionais, a fim de que se possa manter uma parceria de longa data. Diferentes eventos podem precisar de diferentes fornecedores, manter uma lista de contatos ajuda a driblar os imprevistos.
Dessa forma seu evento será muito mais simples e prático de organizar.
Por isso, tenha sempre em mente que manter contato com os fornecedores é importante. Não deixe de apresentar seus projetos com detalhes para que, assim, eles possam se integrar melhor no plano de evento.
Quanto mais alinhados os fornecedores de eventos estiverem com os produtores, mais bem-sucedido será o projeto. Para isso, utilize as dicas deste artigo e escolha com sabedoria as suas parcerias.
Considerações finais…
Como vimos, a escolha de bons fornecedores de eventos pode fazer toda a diferença na hora de entregar o melhor trabalho para o seu cliente. A ideia é organizar um evento com todos os materiais necessários e em boa qualidade.
Para isso, contar com bons fornecedores em sua lista de contato é essencial, mas sumariamente se deve entender como escolher esses profissionais. Além disso, não esqueça de fazer o marketing do seu negócio acontecer.
Neste artigo você obteve todas as dicas necessárias para contratar bons fornecedores de eventos para seu projeto. Seguindo todas as etapas, ficará muito mais fácil para você escolhê-los.
Tenha parceiros que te ajudem a fazer do seu evento um sucesso! Com o Minhas Inscrições, você tem a mais completa ferramenta de eventos para gerenciar as suas inscrições em tempo real. Seja um parceiro MI! Cadastre-se e comece com a menor taxa do mercado.
Não deixe de comentar o que achou deste conteúdo, além de compartilhar com seus amigos organizadores de eventos. Além disso, aproveite para conhecer mais alguns de nossos conteúdos:
- Marketing promocional para eventos
- Controle financeiro: o que é e como aplicar em seu evento
- Pós-evento: 10 dicas para surpreender e encantar os participantes!
- Webinar: o que é e como organizar um? Guia prático!
Até a próxima.
