Controle financeiro: o que é e como aplicar em seu evento

Controle financeiro é aquilo que não pode faltar em nenhum tipo de projeto, empresa ou organização, principalmente em um evento.

Um bom controle financeiro pode trazer inúmeros benefícios quando bem executado, assim como dores de cabeça quando mal feito.

Pensando justamente neste assunto, decidimos criar este conteúdo, para que sirva como uma espécie de guia para você que está organizando um evento, de qualquer natureza que seja, e deseja dar os passos certos para que erros não sejam cometidos.

Então papel e caneta em mãos, e faça bom proveito do conteúdo!

O que é controle financeiro?

Para darmos início, precisamos primeiro entender o que é controle financeiro e todos os exercícios que ele abrange. 

Entender o que ele é, tornará muito mais fácil a sua missão como produtor ou organizador de eventos de entender todos os caminhos necessários para que o financeiro de seu projeto seja lucrativo.

Podemos resumir o controle financeiro como um conjunto de ações, análises e estratégias que envolve toda a parte financeira de seu evento, visando a redução de custos, aumento do lucro e caixa das empresas envolvidas.

Ou seja, o controle financeiro é muito mais do que simples planilhas e gráficos. Como dissemos, qualquer tipo de ação que afete positivamente o capital do evento pode ser chamado de um bom controle financeiro.

E obviamente, ter um bom controle financeiro é a meta de todo e qualquer organizador de eventos. 

Vantagens em ter um bom controle financeiro

Quando o controle financeiro de seu evento é bem executado, tudo orna em harmonia, inclusive, a experiência de seus participantes.

Consegue imaginar a situação em que por conta de um mal controle financeiro, os petiscos e brindes disponíveis não são o suficiente para todos os participantes, logo, muitos vão embora sem comer, com fome, vendo outros com brinde e barriga cheia?

Para os que foram de barriga e mãos vazias, a experiência poderia ser um tanto quanto desconfortável, não é mesmo?

Isso é, basicamente, só uma consequência de um controle financeiro mal feito.

Por isso que quando pensamos em quais poderiam ser as vantagens de um bom controle financeiro devemos cogitar em quais seriam os problemas em não ter um bom controle financeiro, como:

  • Péssima experiência para os participantes;
  • Custos exacerbados;
  • Dívida com fornecedores;
  • Dívidas acumuladas, caso pegue algum tipo de empréstimo;
  • A punição estatal caso não pague algum tipo de imposto ou alvará necessário;
  • E a lista continua.

Então, as vantagens em ter um bom controle financeiro se resume a: conforto e segurança.

Conforto em saber que seus participantes estão usufruindo de tudo aquilo que forneceu, assim como a tranquilidade em saber que os custos do seu evento são justos a nível de mercado, e que no final do mês o caixa ficará no positivo, sem dívidas com empresas credoras ou com o governo.

Por isso, um controle financeiro eficiente é a meta de todo bom gestor de eventos.

O que torna o controle financeiro eficiente?

Já sabemos que um controle financeiro pode ser considerado de fato eficiente a partir do momento em que ele deixa tudo que envolve a parte financeira do evento, certo?

Mas como identificar um bom controle financeiro?

Basicamente, a partir do momento que seu controle financeiro responde a toda e qualquer tipo de pergunta, com segurança e certeza, ele já é considerado um bom controle. 

E se ele for claro o bastante a ponto de identificar a tempo e corrigir possíveis problemas futuros, ele não só se tornará eficiente, mas perfeito para você.

Ou seja, um controle financeiro que fornece planilhas com números tão bem detalhados e explícitos de tudo que entra e sai, de uma maneira tão legível a ponto de prever qualquer possível falha financeira, é o ideal para organizadores de eventos que buscam uma gestão de capital efetivo.

Como ter um bom controle financeiro?

Detalhe todos os custos

Um controle financeiro de qualidade deve ter muito claro quais são e serão os custos, tanto fixos quanto variáveis.

Considere como custo fixo todo gasto que você sempre possui para manter as coisas rodando como elas estão. Como:

  • Luz;
  • Internet;
  • Aluguel;
  • Fornecedores;
  • Funcionários;
  • Parceiros;
  • E todo tipo de gasto fixo mensal.

Já os custos variáveis, naturalmente, são aqueles que não são sempre os mesmos, como:

  • Campanhas específicas de marketing;
  • Comissão de vendedores que tiveram um bom desempenho;
  • Impostos específicos sobre mercadoria;
  • Contratação de algum serviço temporário;
  • Entre outros.

Não só registre os gastos, mas tente prever os futuros, para que possa se planejar e se preparar melhor. Assim, todas as decisões certas serão tomadas.

Tendo um bom registro dos custos, você também se beneficiará na hora de cogitar um possível investimento em algum setor, recurso ou tecnologia.

Alguns gestores financeiros, muitas vezes, definem uma meta de custo para cada mês, como uma espécie de teto que não deve ser ultrapassado. Essa é uma excelente maneira de sempre estar dentro do planejado e programado.

Faça uma boa análise

Com uma planilha bem alimentada, organizada e atualizada, as análises se tornam a ação diária para um bom controle financeiro.

As análises financeiras devem se tornar um hábito rotineiro, logo após a atualização das planilhas e dos gráficos. Olhe para tais análises como uma espécie de diagnóstico, desenhado para direcionar a empresa para o caminho certo.

Imagine que seu evento é um navio na época das grandes navegações. As planilhas e gráficos financeiros são como a bússola, e a análise é o ato de sempre checar em que direção está o norte.

Se ficar um ou dois dias em mar aberto sem conferir o norte, uma correnteza pode tirar o navio do curso, e sem perceber, já estará perdido.

O mesmo vale para seu evento.

Se as análises financeiras não forem um hábito, em pouco tempo estará se direcionando para um estado financeiro que poderá te atrasar muito para chegar em seu objetivo. Tendo que traçar um novo caminho em direção de suas metas.

Crie uma boa reserva para emergências

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Assim como na gestão financeira pessoal, um projeto organizacional como um evento de qualquer natureza, é exigido uma reserva de emergência.

No final das contas, uma coisa leva a outra, pois é preciso um bom controle financeiro para que sobre dinheiro a ponto de se criar um fundo de emergência. 

Assim como ter um fundo de emergência é ideal para que boas estratégias de um controle financeiro sejam executadas quando imprevistos acontecerem.

Por mais que soe muito como “quem nasceu primeiro, o ovo ou a galinha?”, o ideal, caso ainda não tenha um fundo de emergência, é executar um bom controle financeiro que evite gastos desnecessários o mais rápido possível.

Logo em seguida, comece a guardar todo o dinheiro disponível para que seu evento tenha um caixa de segurança.

Então, sempre que for necessário, poderá resolver imprevistos e problemas financeiros após uma boa análise de seus relatórios utilizando seu fundo de emergência que existe justamente para tal propósito.

Conheça bem seus eventos

A arte de conhecer, abrange praticamente tudo, desde:

  • Seu público-alvo;
  • Participantes fixos;
  • Fornecedores;
  • Patrocinadores;
  • Parceiros;
  • Funcionários e etc.

Entender a fundo tudo que envolve e abrange seu evento, te ajudará a economizar com inúmeros gastos desnecessários, assim como também tornará mais fácil suas análises financeiras, resultando em um bom controle de capital.

Sem contar, é claro, no que diz respeito a investimentos, pois quando se entende do assunto em questão, a mente se torna muito mais eficaz na hora da contratação de qualquer coisa que possa gerar ROI interessante.

Use ferramentas de qualidade

Com o avanço da tecnologia, ter uma boa gestão e controle financeiro não é mais um desafio intimidador como era alguns anos atrás.

Se souber utilizar ferramentas de qualidade, certamente você terá muito mais chances de executar uma boa gestão e controle financeiro de seu evento.

E é justamente sobre isso que falaremos a seguir.

Minhas Inscrições: a melhor ferramenta para ter um bom controle financeiro

gestao-financeira

Temos o prazer de te apresentar, caso ainda não conheça, o Minhas Inscrições, a melhor ferramenta para a organização de eventos de qualquer tipo, seja ele esportivo, educacional, híbrido ou a distância.

Com ele você terá acesso a inúmeras ferramentas, que poderíamos ficar horas falando a respeito. Mas queremos chamar a atenção pela facilidade que ela te proporciona no que diz respeito ao controle financeiro de seus eventos.

Você terá uma tranquilidade gigantesca para acompanhar as suas movimentações financeiras, através de relatórios operacionais, dados financeiros, geração de reembolsos, criação e gestão de cupons de descontos e por aí vai.

Terá a sua disposição um painel com todos os relatórios financeiros e informações necessárias atualizado em tempo real para seu conforto como gestor.

E por falar em conforto, não podemos deixar de ressaltar nosso mais novo recurso: a solicitação de antecipação!

Você verá agora no seu painel financeiro um botão chamado “adiantamento”, com ele você poderá receber seu saldo disponível de maneira antecipada sobre suas inscrições já vendidas. Facilitando ainda mais seu controle financeiro, no Minhas Inscrições você vende hoje e recebe amanhã! (Consulte disponibilidade para o seu plano)  

Por isso falamos com orgulho que nós do MI estamos dia e noite trabalhando para facilitar não só a organização e marketing de seu evento, mas também sua gestão financeira como um todo.

Para finalizar…

Agora que você sabe o que é um controle financeiro, o que o torna eficiente, como desenvolver um e qual ferramenta utilizar, chegou a hora de dar o primeiro passo para executar um de qualidade.

Para isso, clique e conheça agora mesmo o Minhas Inscrições, você não irá se arrepender, e terá em suas mãos a melhor e mais completa ferramenta que um organizador de eventos pode ter hoje no Brasil.

Também queremos saber mais sobre o que achou do conteúdo. Deixe um comentário com sua opinião para conversarmos e tirarmos alguma possível dúvida.

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