Um dos itens mais importantes a ser analisado na hora da organização é a escolha do local para evento. É necessário levar em conta diversos fatores para fazer a escolha correta.
Além da capacidade de comportar a quantidade esperada de participantes, é preciso se atentar a localização ideal, facilidade de acesso e diversos outros pontos que impactam diretamente na qualidade e sucesso do evento.
O local do evento tem a capacidade de definir a primeira impressão das pessoas que estarão presentes, além de ser diretamente responsável pelo conforto dos participantes e da fixação da ideia proposta.
Ficou curioso?
Então fique neste artigo até o final e descubra como escolher o local para evento com assertividade. Ao longo do texto você irá descobrir:
- local ideal para cada tipo de evento;
- 5 dicas para garantir um bom evento;
- itens importantes para a escolha do local evento.
Preparado?
Então, vamos lá!
Local ideal para cada tipo de evento
Fonte: Banco de imagens Pixabay
Escolher o local para eventos é uma das tarefas mais importantes para a organização do projeto, seja ele uma confraternização religiosa, uma palestra ou um evento cultural.
É importante se atentar a isso para que o evento seja um sucesso, comporte a quantidade de pessoas e consiga transmitir a mensagem ou impressão esperada.
Dentre os principais tipos de eventos e locais adequados, podemos destacar seis, confira!
Confraternizações religiosas
Essa categoria de evento costuma reunir um alto número de participantes. Por isso, já podemos concluir que, para organizar um evento desse modelo, o local terá que ser grande e de fácil acesso.
Para a realização de um retiro religioso, que geralmente ocorre em parques e locais mais abertos, é necessário que seja um ambiente que ofereça segurança e conte com estrutura para a realização de palestras.
Se o evento tiver o propósito de realizar uma palestra educativa ou algo do tipo, é preciso que o local seja confortável, com boas cadeiras e bons aparelhos eletrônicos para disponibilizar qualidade aos presentes.
Já, no caso de uma apresentação menos formal, como, por exemplo, um show com algumas bandas, o local para evento deve ser amplo, com banheiros, camarim, palco e boa estrutura para suportar os equipamentos.
Confraternizações de empresas
Nesse caso, o local para evento deve ser espaçoso o suficiente para comportar os colaboradores e um buffet. A decoração deve ser agradável aos olhos, nada muito exagerado, porém também nem tão simples.
Diversos fatores levam os colaboradores a confraternizar como atingimento de metas, começo e fim de um projeto ou o lançamento de um novo produto.
Independente do objetivo da comemoração, o local deve ser limpo e muito bem organizado.
Este tipo de evento deve considerar, não somente a quantidade de colaboradores e facilidade de acesso ao local, como também o tempo de duração e conforto para os participantes.
Por isso, é interessante pensar em assentos, disponibilização de comidas, bebidas, espaço para networking e muito mais.
Cursos e Workshops
Atualmente, encontramos diversos profissionais oferecendo cursos rápidos, com duração de semanas e workshops, que duram em média um dia.
Mas, qual o local ideal para a realização deste evento?
Dependendo do assunto do workshop, é preciso que o local para evento tenha mais espaço, pois alguns profissionais podem necessitar conectar instrumentos de som e afins.
Um workshop sobre colorimetria capilar, por exemplo, onde o profissional pode necessitar de um lavatório, além de uma boa estrutura local para saída de água e organização de produtos.
Neste caso, o organizador do evento precisa focar no ensinamento que o profissional deseja passar, por isso, deve garantir que todos os presentes tenham recursos para aprender.
Os assentos devem ser confortáveis, com boa acústica e iluminação, e ainda deve contar com um palco.
Shows e apresentações culturais
Quem nunca foi em um show?
Você consegue se recordar sobre a estrutura do último show que presenciou?
O local para evento estava adequado e com bom acesso ao público?
Em um show ou apresentação cultural, existem muitos itens importantes para garantir a satisfação de todas as pessoas presentes. Dentre esses itens, podemos citar os seguintes:
- camarim;
- banheiro para os artistas e para o público;
- espaço amplo (contendo uma parte coberta, caso chova);
- espaço adequado para um bar de apoio;
- acústica adequada.
Outro ponto importante é escolher um local para evento que não seja marcado com outro tipo de evento, como, por exemplo, onde possui shows de sertanejo, funk ou pagode.
Nestes casos, a apresentação de gêneros opostos, como rock, pode atrair uma pequena quantidade de participantes.
Tudo isso é essencial para que o público tenha uma boa experiência e curta o show sem arrependimentos.
Eventos esportivos
Outro tipo de evento que precisa de uma boa organização e infraestrutura são os esportivos. Neste caso, é importante levar em conta, não somente o conforto de quem vai assistir ao esporte, como também dos atletas ali presentes.
Para isso, é ideal que o local para evento esportivo seja escolhido conforme o esporte que será praticado. Por exemplo, uma quadra de vôlei não seria o ideal para uma partida de futebol, e vice-versa.
Além disso, deve-se pensar em dispor espaço para que os atletas se preparem, vestiário para que tomem banho e troquem de roupas, disposição de líquidos para que se hidratem durante a partida, etc.
Já para o público, assentos confortáveis e com mobilidade entre si, local para refeição, banheiro com fácil acesso e lugares com boa visualização do campo ou quadra de esportes é o ideal.
Palestras e conferências
Palestras e conferências são eventos de grande relevância e que precisam ser bem organizados para darem certo. Neste caso, é importante se atentar a detalhes específicos que fazem toda a diferença na hora de organizar palestras ou conferências.
Esse tipo de evento tem caráter de discussão e debate. Por isso, deve ser organizado em auditórios com assentos confortáveis, boa acústica, além de uma boa visualização para todos os participantes.
Além disso, a disposição de água, café e pequenos lanchinhos ao longo do dia podem ser necessários, dependendo do tempo previsto para o evento. A depender do clima, é importante contar com ar condicionado no ambiente.
5 dicas para garantir um bom evento
Fonte: Banco de imagens Pixabay
Como vimos, nem todos os eventos podem ser realizados em salões. Alguns deles exigem mais organização e atenção aos detalhes para que tudo saia conforme o planejado.
Para que tudo isso funcione, é importante que o organizador considere tudo o que envolve o local para evento. Neste caso, seguir essas 5 dicas pode ajudar a fazer as melhores escolhas:
- tenha sempre em mão um checklist com todos os itens pensados para o evento;
- considere imprevistos e prováveis soluções de curto prazo para o evento;
- escolha o melhor local para evento, considerando as necessidades do público e dos convidados especiais;
- revise o checklist antes de concluir as atividades;
- esteja sempre atento a fatores climáticos e ambientais ao escolher o local para evento.
Seguindo essas dicas, existe grande chances de organizar um evento de qualidade e bem-sucedido, passando a impressão necessária aos participantes.
Itens importantes para a escolha do local para evento
Pensando agora em eventos, no geral, sem especificar uma categoria ou outra, veremos alguns itens de extrema importância para você fazer uma boa escolha do local.
Veja a seguir a listagem com todos esses itens:
- verificar o alvará: antes de tudo, é necessário verificar se o alvará do local está em dia;
- saídas de emergência: todo local para evento deve contar com saídas de emergência e extintores de incêndio por motivos de segurança;
- sanitários: os banheiros devem estar limpos e a quantidade de sanitários deve ser compatível com a quantidade de público no evento;
- localização: muitas pessoas deixam de ir a alguns eventos devido ao local ser de difícil acesso ou muito longe. Por isso, prefira locais mais próximos, que podem ser acessados por qualquer pessoa.
É preciso ficar atento a todos esses fatores na hora de escolher o local para evento. Assim, a organização do projeto poderá contar com maior facilidade de sucesso.
Considerações finais sobre a escolha do local para eventos…
Como vimos, saber como escolher o local para eventos é um dos pontos principais na organização de um projeto, seja ele uma reunião para discussões, confraternização religiosa ou qualquer outro tipo de evento.
Seja como for, é de suma importância considerar os lugares adequados para a realização de todo e qualquer evento. Essa escolha está diretamente ligada ao sucesso do projeto.
Agora você já sabe como escolher o melhor local para eventos, os itens obrigatórios que se deve prestar atenção e dicas para ter um projeto bem-sucedido. Não deixe de comentar o que achou deste conteúdo.
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Até a próxima!
