Todo ser humano está suscetível a cometer erros, e eventos inesperados acontecem em qualquer negócio – em especial ao que concerne à indústria de eventos. Mas a magnitude do dano causado pela reação, dependerá mais do controle do problema do que de qualquer outra coisa. Quando um evento é devidamente assegurado, ele é capaz de resistir a muitas condições adversas, e é aí que entra a gestão de crise em eventos.
Desenvolver fortes estratégias de resolução de problemas continua sendo um desafio para muitos gerentes e empreendedores. Uma recente pesquisa Global Crisis Survey, realizada pela consultoria PWC, descobriu que 95% dos entrevistados concordaram que precisam melhorar suas habilidades como gerentes de problemas.
E, cá entre nós, não é todo mundo que consegue administrar um evento com maestria e profissionalismo, ainda mais quando são de grande porte.
Há uma série de questões que podem afetar a autoconsciência do consumidor em eventos. Em tempos de crise, é ainda mais essencial ter em mente possíveis soluções para os mais diversos obstáculos, cabendo ao produtor lidar com a situação de forma estratégica e profissional.
De modo a sanar quaisquer dúvidas acerca do tema, nossa equipe reuniu neste artigo os principais tópicos para o seu evento ser de sucesso. Descubra abaixo como você pode criar um sistema de gestão de crise em eventos. Boa leitura!
O que é gestão de crise para eventos?
Primeiro, vamos entender o que significa gestão de crises. Em suma, a gestão de crise é uma atividade que visa prevenir um acontecimento catastrófico e, assim, preparar a empresa para lidar com a situação. O objetivo é reduzir perdas financeiras e danos à reputação do produto.
Por isso, é necessário fazer um trabalho preventivo e eficaz. Na prevenção, a empresa é obrigada a antecipar possíveis problemas com seus produtos. Como tal, ele descreve as diretrizes a serem seguidas se ocorrer uma adversidade.
As atividades de resposta também ocorrem quando um problema já está instalado e precisa de controle imediato. As empresas que realizaram trabalhos preventivos seguem as orientações prescritas. Se não houver protocolo a seguir, é necessário contratar um consultor especial de gerenciamento de desastres para lidar com o problema.
Agora, qual a relação desse planejamento em eventos?
Quando falamos em gestão de crise em eventos, já pensamos na tragédia que acontece, tudo dá errado, como naquele meme de um cachorrinho tomando café no meio de um incêndio. E se pudéssemos te dizer que o gerenciamento de contratempos realmente funciona apenas para garantir que nada dê errado, você acredita?
A gestão de crise para eventos, em primeiro lugar, trabalha para evitar uma crise, obviamente. À medida que construímos o evento com o maior cuidado possível e temos os melhores fornecedores ao nosso lado, pode surgir uma situação inesperada.
Todos os eventos estão sujeitos a passar por momentos difíceis, que podem ser decorrentes de fatores ambientais ou falhas de serviço, equipamentos, riscos ocupacionais, etc.
Nesses casos, ter um plano pré-crise é a melhor situação, pois você estará preparado e saberá realizar estratégias para minimizar o impacto, além de lidar com a situação da melhor maneira possível. Demais, não é mesmo?
Por que é importante gerenciar crises em eventos?
Como dissemos anteriormente, a gestão de riscos de desastres é essencial para que as organizações consigam lidar com imprevistos que ocorrem dentro ou fora da empresa.
É importante ressaltar que não se trata de desespero ou competência na Lei de Murphy, mas de encontrar formas de reduzir os danos causados por imprevistos.
Ao antecipar problemas e desenvolver planos de gerenciamento de problemas, a organização reduz significativamente o risco de danos ao produto. E poder agir rapidamente para resolver um problema, dependendo de como a empresa trabalha, pode até mesmo salvar vidas!
Quer ver exemplos de gestão de desastres?
Se um veículo tiver problemas com suas peças ou sistemas, o fabricante do carro lembra dos veículos danificados para repará-los e evitar que os piores acidentes ocorram.
Da mesma forma, se um celular estiver com problema na bateria e explodir, ferindo seus usuários. Eles são coletados para análise e investigação, e a empresa segue as diretrizes de seu plano de gerenciamento de problemas para lidar com o obstáculo e não perder clientes.
Como fazer a gestão de crises em eventos?
No seu dia a dia, o organizador de eventos pensa em todos os detalhes para que tudo corra no prazo. Por que não incluir imprevistos nessa programação?
Para lidar com a crise e aprender com a passagem, é importante desenvolver um plano de gerenciamento de problemas, nomear um especialista ou equipe para responder ao inesperado e trabalhar em um projeto para restaurar o evento e seus produtores.
Saiba mais sobre cada uma dessas etapas:
Pense na gestão de crise desde o início
Pensar com antecedência é o primeiro passo. Pense com sua equipe sobre o que pode dar errado no evento. Dessa forma, você poderá mapear não apenas os problemas, mas também as possíveis soluções.
Vamos usar eventos online como exemplo. Se você tiver um problema com o software de eventos selecionado para esta função. Quem pode pedir ajuda? Por isso, é importante ter uma lista para encontrar rapidamente os contatos da empresa e os funcionários que podem ajudar a resolver imprevistos.
Além disso, você pode emular problemas potenciais. Dessa forma, será possível testar se as soluções propostas que funcionam ou não!
Treine sua equipe
Existem algumas maneiras de treinar sua equipe quando se trata de gerenciar problemas. No entanto, podemos recomendar dois pontos principais:
- usar eventos passados: relatar o que aconteceu e mostrar como foi resolvido;
- imitação como base: emular problemas que aconteceram em eventos de terceiros.
Também é importante estabelecer um papel individual durante a possível crise. Qual equipe é responsável por mapear as causas? Quem deve lidar com as soluções? E sobre relatar o problema, quem o fará?
Acalma-se apesar de tudo
Pode parecer impossível, mas é importante manter a paz independente da situação. Portanto, a pessoa responsável pela gestão de crise deve ser uma pessoa que possa facilmente manter o controle.
O pensamento dos envolvidos na tentativa de resolver um problema deve ser claro e inequívoco. Ou seja, eles não podem ser cegados pelas emoções.
Além disso, é importante evitar erros como: fazer piadas sobre o problema, ignorá-lo ou minimizar o que está acontecendo!
Encontre a causa, para achar a solução
O primeiro passo após o desastre começar é descobrir o que realmente aconteceu. Você não quer ficar frustrado se não conseguir o tom certo. Portanto, é importante saber exatamente o que deve ser resolvido e, além disso, a magnitude da situação.
A partir dessa descoberta será muito mais fácil mapear os danos e pensar em possíveis soluções.
Trabalhe em comunicação com sua equipe
A comunicação é a base de qualquer colaboração. Então, se você quer resolver um problema, a comunicação deve ser um dos pilares mais fortes.
O bom de gerenciar problemas é que as conexões são feitas em um só lugar. Dessa forma, você evitará o ruído e as informações distintas.
Portanto, especifique quem será o responsável pela comunicação interna e externa em uma gestão de crise em eventos. É importante que haja dois grupos separados em cada uma dessas áreas.
Planeje e reorganize suas próximas ações
O momento em que a crise estiver acontecendo não é confiável, por isso é necessário planejar suas ações com a intenção de diferentes situações. Você também precisa entender quais são os limites da sua empresa e explicar quais estratégias fazem mais sentido.
Se organizar um evento ou aula é importante, pense em novas maneiras de fazê-lo. É possível mover um evento inteiro online? Considere as opções que temos hoje disponíveis no mercado.
Seja sincero com seu público
Seu evento precisou ser cancelado ou o calendário mudou? Seja totalmente sincero com o seu público! Sempre seja transparente e forneça soluções.
Muitas pessoas estão ansiosas pelo evento. Portanto, não se esqueça das informações do cliente em um momento como este.
Gestão de crise em eventos: considerações finais…
Neste artigo, você pôde conhecer mais sobre uma etapa extremamente importante (mas que muitas vezes é ignorada) sobre o mundo dos eventos. A gestão de crises em eventos é uma tarefa que exige muito sangue frio e paciência, visto que se trata de um processo contínuo de preparação para possíveis problemas.
Todo evento tem altas chances de ocorrerem imprevistos. Mas isso não significa que ele está fadado ao fracasso. Como vimos, uma gestão de crise bem feita é capaz de salvar qualquer projeto.
Essa estratégia de planejamento é sólida e precisa de ações imediatas, por isso sua elaboração prévia é tão essencial.
Embora difícil, pode ser fonte de enriquecimento para muitas empresas. De acordo com o estudo citado no início deste artigo, 20% dos entrevistados disseram que a crise teve um impacto positivo em sua organização.
Isso significa que, por meio de preparação e planejamento, é possível tirar lições importantes desse tipo de episódio.
Para te ajudar ainda mais nessa jornada, confira abaixo outros conteúdos que podem te interessar:
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