Você já ouviu falar em eventos híbridos?
Se você é organizador de eventos, provavelmente sua resposta foi sim.
Aliás, com todas as mudanças que estão acontecendo no mundo esse tipo de evento está se tornando tendência.
Mas por ser algo novo, é comum que se tenha algumas dúvidas acerca deste assunto…
Por isso que nós do Minhas Inscrições resolvemos desenvolver esse conteúdo bem completo para você entender:
- O que são eventos híbridos?
- Quais os tipos de eventos híbridos?
- Benefícios de organizar um evento híbrido;
- 5 passos de como organizar um evento híbrido de sucesso.
Então, continue a leitura para descobrir tudo isso.
Vamos lá?!
O que são eventos híbridos?
Primeiro, vamos entender o que são os eventos híbridos.
Basicamente, os eventos híbridos são eventos que possuem características tanto dos eventos presenciais quanto dos digitais.
Como assim?
Calma, que a gente te explica.
Você já viu ou até mesmo participou de um evento presencial com alguma transmissão ao vivo acompanhada por participantes online?
Ou até mesmo o contrário, onde alguns palestrantes estiveram presentes em um evento físico, porém de forma online através de uma transmissão?
Então, esses são os eventos híbridos.
Esse tipo de evento consegue unir os benefícios de um evento online com o presencial, e é justamente isso que está tornando o mesmo cada vez mais popular entre os organizadores de eventos.
Os negócios que querem ganhar ainda mais destaque estão aproveitando essa “onda” dos eventos híbridos e tendo muito sucesso, então não perca essa chance 😉
Mas, quais os tipos de eventos híbridos que você pode organizar?
Vamos ver no próximo tópico.
Quais os tipos de eventos híbridos?
Existem diferentes tipos de eventos híbridos que você pode organizar, são eles:
- Evento com palestrantes remotos;
- Evento com participantes remotos;
- Multi Hub Meeting.
Vamos entender melhor cada um desses logo abaixo.
Evento com palestrantes remotos
Neste tipo de evento híbrido os participantes se reúnem no local que irá acontecer o evento, porém os palestrantes fazem parte via transmissão ao vivo.
Um dos pontos positivos é que você, como organizador, pode convidar palestrantes do mundo todo para fazer parte do seu evento, chamando especialistas nacionais e internacionais.
Mas, é importante tomar cuidado com alguns detalhes.
O palestrante precisa se atentar com a qualidade da imagem e do som para que a videoconferência saia da melhor possível no dia do evento.
Além, é claro, de uma boa conexão com a internet.
Neste caso, é de suma importância que o organizador e equipe solicite esses itens para os palestrantes, já que o evento dependerá dessa boa comunicação.
Evento com participantes remotos
Outro tipo de evento híbrido é onde os participantes são remotos.
Sim, é possível!
Há duas possibilidades neste caso.
A primeira é ter tanto participantes online quanto em um local físico, ambos acompanhando o evento de forma simultânea.
Já a segunda, é onde não há a presença de platéia em um espaço físico, eles estão online, mas somente os apresentadores e palestrantes estão presentes em um local.
Vale frisar que não é porque os participantes são virtuais que não podem interagir com o evento. Muito pelo contrário, eles podem mandar vídeos, áudios e até mesmo mensagens através da plataforma que utilizar para a realização do seu evento.
Multi Hub Meeting
O Multi Hub Meeting é um evento um pouco mais complexo de ser organizado, porém é um tipo que pode fazer muito sucesso por não ser tão popular.
Neste tipo, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele por meio de uma transmissão ao vivo.
Para tudo isso acontecer de forma simultânea e estável é preciso investir em uma boa infraestrutura
Isso porque o mesmo é uma solução que faz a conexão de mais de um evento presencial.
O que pede um orçamento maior de investimento.
Benefícios de organizar um evento híbrido
Existem inúmeras vantagens ao organizar um evento híbrido, listamos abaixo algumas para você ver que esse formato pode ser o que estava procurando. Confira:
Aumento no alcance do público
Por ser um evento híbrido, ou seja, uma “mistura” de evento físico com online, você consegue atingir um público muito maior para o seu evento.
É claro que no espaço físico haverá uma limitação de participantes, mas no online, o cenário é outro.
É possível ter centenas de milhares de participantes virtualmente acompanhando o evento da mesma forma daqueles que estão presentes no local físico.
Aumento no networking
Com um maior número de participantes em um evento, maior o networking que se obtém do mesmo, não é mesmo?
Com a escolha da ferramenta certa para a organização do seu evento, você consegue proporcionar esse momento de troca tanto para os participantes que estão remotos, quanto os que estão presentes no local físico.
Por isso é importante fazer a escolha da ferramenta de organização de eventos certa, para o evento ser um sucesso ainda maior.
Maior visibilidade para os patrocinadores
Quanto maior o número de participantes em seu evento, maiores são as chances de você conseguir patrocinadores para o mesmo.
Isso porque a quantidade (e qualidade) significam mais oportunidades de negócios para os patrocinadores.
O que é uma ótima notícia para você como organizador, não é mesmo?
5 passos de como organizar um evento híbrido de sucesso
Agora que você já sabe bastante sobre o que são os eventos híbridos, suas vantagens e formatos, chegou a hora de descobrir como organizar.
Para facilitar, separamos em 5 passos práticos para você começar agora a mesmo a estruturar o seu.
Vamos lá!
1. Defina quais são seus objetivos
Você precisa responder a seguinte pergunta: quais resultados você quer ao organizar um evento híbrido?
Quer aumentar o alcance de uma marca? Quer gerar oportunidades de negócios? Quer criar um maior relacionamento com o público a ponto do mesmo virar fã da marca?
É de extrema importância listar quais são seus objetivos com a realização do evento, para que você consiga, após concluído, verificar se alcançou ou não, e o que pode melhorar para tal.
Uma dica é documentar tudo e compartilhar com a equipe, para que todos tenham acesso e saibam exatamente onde querem chegar.
2. Defina quem é o seu público-alvo
A definição do público-alvo é outro ponto que deve fazer parte do seu planejamento.
Qual o tipo de pessoa que você quer atingir?
Qual a idade? Onde moram? Sua escolaridade? Em quais redes sociais estão presentes? O que eles fazem no tempo livre? Onde trabalham? Qual a sua renda média? Possui filhos? São mais mulheres ou homens?
Essas são somente algumas perguntas que você precisa saber de antemão para criar estratégias de marketing e divulgação mais assertivas.
E não se esqueça: documente tudo.
3. Escolha muito bem o local e a ferramenta que irá utilizar
Como será um evento híbrido, você precisará se atentar tanto à escolha de um bom local físico quanto à ferramenta que irá utilizar.
É importante escolher um local de acordo com o número de participantes que irá presencialmente, e que tenha uma infraestrutura básica para a inserção do digital no ambiente.
Além disso, se atente em escolher um local de fácil acesso, de preferência, em ruas movimentadas e próximo a algum metrô.
Tudo isso para proporcionar a melhor experiência, e tornar seus participantes em fãs da marca.
4. Busque inovar
Inovação precisa fazer parte do seu evento híbrido.
Ele por si só já carrega um peso de inovação, mas que tal surpreender sua audiência com óculos VR, ou até mesmo uma transmissão 360º?
Aposte em proporcionar algo diferente, e temos certeza que será um sucesso!
5. Analise seus resultados
Se você quer melhorar seus eventos cada vez mais é de extrema importância que analise os resultados.
Veja se você conseguiu atingir os objetivos que listou no primeiro passo, e reflita com sua equipe o que você pode fazer para gerar melhores resultados nos próximos.
Existem várias estratégias que você pode utilizar no pós-evento, uma delas é realizar uma pesquisa de satisfação.
Uma ideia é mandar um email para todos os envolvidos perguntando como foi sua experiência no evento, e em troca, forneça algo exclusivo para incentivá-los ainda mais a responder o questionário.
Para finalizar…
Agora que você já sabe o que são os eventos híbridos, seus tipos, vantagens e como organizar um, chegou a hora de colocar a mão na massa.
Coloque tudo o que aprendeu em prática, e temos certeza, de que seu evento híbrido será um grande sucesso, principalmente se ele contar com uma ferramenta especializada como o Minhas Inscrições.
O MI é uma ferramenta completa para organização de eventos de todos os tipos que permite o gerenciamento e criação de seus projetos sem que haja interferência ou participação de nenhum suporte operacional.
Ou seja, você possui total liberdade para gerenciar e configurar seu evento do jeito que achar melhor.
Temos um time especializado a sua disposição para tornar seu evento um sucesso. Iremos te auxiliar em todas as etapas, seja ele presencial, online ou híbrido.
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