Workshop: 7 passos para organizar um de sucesso!

Organizar um workshop de sucesso não é uma tarefa tão simples.

São várias etapas e cuidados necessários que é preciso ter para criar um workshop de sucesso, seja ele online ou presencial.

Por conta disso, resolvemos criar esse conteúdo te mostrando os 7 passos que você precisa realizar para organizar um workshop de sucesso.

Para adiantar a conversa segue abaixo os passos:

  1. Planejamento
  2. Defina o tema do workshop
  3. Estabeleça quem será o público-alvo
  4. Defina a data do workshop
  5. Não esqueça dos equipamentos e recursos 
  6. A divulgação é essencial
  7. Faça uma estratégia de pós-evento

E agora vamos explicar cada um de forma detalhada nos próximos tópicos.

Preparado? Vamos lá!

Planejamento

Essa etapa é que vai ditar uma boa parte do sucesso do seu workshop.

Muitas pessoas acabam dando pouca importância para o planejamento, fazendo de qualquer jeito, mas isso pode acabar minando o seu evento.

Defina seus objetivos, metas e estratégias que irá utilizar em seu workshop, e liste isso em um documento chamado “Planejamento para o Workshop X”.

Neste documento você listará a ordem de execução das tarefas e os responsáveis.

É interessante criar um checklist e deixar disponível para toda a equipe que organizará o evento, para que não haja desentendimentos.

Desta forma, você evita esquecer detalhes que podem fazer a diferença no resultado final de seu evento.

Levante quais serão todos os custos para a elaboração deste workshop, verifique se haverá patrocinadores ou não, liste os equipamentos que serão necessários para a realização do evento, e por aí vai.

A lista de coisas a fazer irá variar de evento para evento.

O importante é colocar tudo no papel e compartilhar com todos que irão fazer parte.

Defina o tema do workshop

É preciso definir um tema que irá despertar a vontade de participar do seu público.

Todo negócio precisa entender mais sobre sua audiência, e o que a mesma deseja consumir.

Para acertar em cheio você pode realizar uma pesquisa antes da elaboração.

Utilize o poder das redes sociais para identificar quais temas mais agradam seus seguidores, através de uma enquete no Instagram, por exemplo.

Ou você pode enviar um email questionando qual seria o tema ideal para um workshop.

Ter essa comunicação com a sua audiência é interessante, pois além de acertar no assunto, você consegue prepará-la para o evento.

O que pode facilitar as vendas de ingressos depois.

Para finalizar esse tópico de tema, leve três pontos em consideração quando for escolher o assunto:

  • Busque entender o que seu público quer;
  • Identifique tendências do mercado;
  • Observe o que a concorrência está fazendo.

Com isso, as chances de acertar no tema são grandes.

Estabeleça quem será o público-alvo

Definir quem será o público-alvo do workshop é essencial para atingir as pessoas certas no momento ideal.

A pergunta é: qual o perfil de pessoa que você quer que esteja presente em seu evento?

Defina pontos como:

  • Qual a idade?
  • Qual o gênero?
  • Quais seus interesses?
  • Quais seus hobbies?
  • Quais sites mais visitam?
  • Qual a média salarial?
  • Escolaridade?
  • Eventos do segmento que costuma participar;
  • Locais que costuma frequentar;
  • Entre outros.

Algumas pessoas ignoram essa etapa, pois acreditam que o seu evento é para tudo e todos.

E quem quer tudo… 

Acaba ficando sem nada, não é verdade?

Então, não deixe de realizar essa definição de público, pois ela é essencial para você entender mais sobre seus gostos e preferências, e desta forma, acertar em cheio na organização de seu workshop.

Defina a data, horário e local do workshop

Não pense que a escolha da data e horário é um mero detalhe.

Ela é quem ditará boa parte do sucesso de seu evento.

Isso porque se escolher um horário que a sua audiência não poderá participar, pois estão trabalhando, por exemplo, pode fazer com que o seu evento não dê os resultados esperados.

Por isso, se atente em escolher uma data, horário e local (caso seja um workshop presencial) ideais para a sua audiência.

Caso o seu evento aconteça em local físico, busque uma locação de fácil acesso, próximo a lugares movimentados e de preferência, próximos à metrôs.

Isso facilitará a presença não só do seu público, como também do time de staff e bastidores em geral.

É interessante realizar uma pesquisa com o seu público para saber quais suas preferências.

Essa comunicação eliminará boa parte das desistências de participarem do seu workshop.

Não esqueça dos equipamentos e recursos 

Se por acaso o seu workshop for realizado em um local físico, se atente na escolha dos recursos e equipamentos que irá utilizar, como por exemplo:

  • Estrutura;
  • Palco;
  • Microfones;
  • Caixas de som;
  • Cadeiras;
  • Mesas;
  • Bebedouros;
  • Banheiros;
  • Iluminação;
  • E por aí vai.

Cada detalhe é extremamente importante para oferecer a melhor experiência para sua audiência.

Encontre bons fornecedores para que não fique na mão no dia do evento, e sempre tenha um plano B.

Agora, se optar por realizar seu workshop online, preste muita atenção na escolha da plataforma ideal.

Além de outros recursos como microfone de qualidade, um bom cenário e acesso a internet com uma câmera de qualidade.

A divulgação é essencial

A divulgação é tão importante quanto todas as outras etapas na organização de seu evento.

Sem uma boa divulgação, toda a sua preparação pode ir por água abaixo, já que não haverá participantes.

Por isso, defina boas estratégias de marketing para a divulgação do mesmo.

Segue abaixo algumas ideias de como você pode fazer:

  • Propor parcerias com influencers para divulgarem em seus perfis;
  • Criar anúncios nas redes sociais, como Facebook e Instagram;
  • Postar stories falando sobre o evento;
  • Postar em seu feed sobre o workshop;
  • Mandar um email avisando sua audiência sobre o evento;
  • Criar vídeos em seu canal do Youtube divulgando.

Essas são só algumas ideias do que você pode fazer para divulgar seu workshop.

A criatividade conta muito nessa etapa.

Faça uma estratégia de pós-evento

faca-uma-estrategia-de-pos-evento

O pós-evento é tão importante quanto todas as outras etapas que citamos até agora.

É interessante oferecer aos participantes um certificado de participação, e avisá-los antes mesmo de participarem.

Isso, sem dúvida, chamará a atenção e aumentará as chances de conversão em seu evento.

As pessoas amam a sensação de ter concluído algo, e um certificado pode proporcionar isso às pessoas.

É importante garantir que o mesmo seja entregue ao participante logo após a finalização do evento.

E além do certificado, outra estratégia de pós-evento é realizar uma pesquisa de satisfação, para identificar o que eles gostaram e o que não gostaram em seu evento.

Assim, você conseguirá ter uma visão clara do que deve ou não melhorar em seu próximo evento.

Leia cada uma das respostas, e emita relatórios considerando todos os indicadores.

Desta forma, você conseguirá visualizar se alcançou as metas do planejamento, ou se precisa melhorar em algum ponto para o workshop ser ainda mais um sucesso.

Lembre-se sempre que ouvir a opinião de sua audiência é essencial para tornar seus eventos cada vez mais únicos e memoráveis.

Então, não se acanhe em perguntar sobre o seu evento.

Para finalizar…

Agora que você sabe como organizar um workshop de sucesso, chegou a hora de pôr em prática.

Seu próximo passo é organizar seu evento em uma plataforma confiável e segura que possui anos de experiência de mercado como o Minhas Inscrições.

O MI é uma ferramenta completa para eventos que permite o gerenciamento e criação de seus eventos sem que haja interferência ou participação de nenhum suporte operacional.

Ou seja, você tem total liberdade para gerenciar e configurar seu evento do jeito que quiser!

Além disso, nosso time está à disposição para te ajudar ao máximo em seu projeto, e se desejar, até dar algumas sugestões profissionais que vão elevar ainda mais o nível de seu evento.

Agora, queremos saber sua opinião, deixe nos comentários o que achou ou dúvidas que responderemos o mais rápido possível.

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