Benchmarking para eventos: o que é, benefícios, como fazer e dicas exclusivas!

Benchmarking para eventos é um dos estudos obrigatórios para qualquer organizador de eventos que deseja otimizar seus resultados.

Aliás, ele é fundamental para qualquer tipo de negócio que deseja pegar o que há de melhor na concorrência, e aplicar no próprio negócio para colher os melhores benefícios.

Redução de custo, aumento da produtividade e da margem de lucro, são apenas alguns deles.

Então, se você quer aprender mais sobre benchmarking para eventos e entender como desenvolver um estudo eficiente da concorrência, continue a leitura e entenda:

• O que é benchmarking?
• O que é benchmarking para eventos?
• Benefícios de fazer benchmarking
• Como fazer benchmarking?
• 5 dicas para fazer um benchmarking eficiente!

Preparado?

Então, vamos lá!

O que é benchmarking?

Benchmarking é o estudo da concorrência, incluindo seus produtos, serviços, processos, atendimento e outros fatores, visando observar o que pode ser replicado dentro do seu negócio ou projeto, aumentando seus resultados.

“Benchmarking” em uma tradução livre significa: “ponto de referência”, ou seja, podemos entender como a identificação de boas práticas adotadas por outras empresas que atuam no mesmo setor.

Desta forma, é possível obter os melhores insights e estratégias para otimizar os resultados de qualquer negócio que aplica esta ferramenta estratégica.

Entenda no próximo tópico como ela se aplica no setor de eventos.

O que é benchmarking para eventos?

O benchmarking para eventos é o estudo da concorrência aplicada no mercado dos eventos, ou seja, a base continua a mesma, o único ponto que muda é o do nicho de mercado.

Vamos a um exemplo para ficar ainda mais simples o entendimento!

Exemplo de benchmarking para eventos

Supomos que você é organizador de um evento esportivo, mais especificamente de uma maratona, e deseja alavancar seus resultados, ou seja, que tenha mais participantes e visibilidade.

Veja também: como organizar um evento esportivo: guia completo!

Afinal, seu concorrente é maior, e possui uma legião de fãs, que o seu evento poderia ter também.

E é exatamente neste momento que o benchmarking surge, com a missão de te mostrar o que sua concorrência faz que você ainda não.

Neste exemplo, em específico, você buscaria entender quais as práticas e estratégias que o seu principal concorrente utiliza para obter essa legião de fãs do evento.

Será que eles prezam por um bom relacionamento nas redes sociais? Quais estratégias de pós-evento eles utilizam para encantar os participantes? 

Leia também: pós-evento: 10 dicas para surpreender e encantar os participantes!

Por meio deste estudo, você teria uma boa base de quais estratégias aplicar em seu evento, para melhorar ainda mais seu desempenho em pontos que precisam de melhorias.

Qual a origem do benchmarking?

O benchmarking surgiu nos anos 1970, na gigante Xerox. Ela realizava pesquisas sobre seus concorrentes, para melhorar seus produtos e serviços. Inclusive, a Xerox comprava os produtos da concorrência e desmontava para analisar os componentes que eles utilizavam.

No entanto, foi somente nos anos 1980 que os japoneses otimizaram a ferramenta no mercado automobilístico.

Benefícios de fazer benchmarking

Existem inúmeros benefícios de fazer benchmarking para o seu evento, entre os principais estão:

• identificar novas tendências do setor;
• otimizar seus processos com foco na excelência;
• reduzir os custos de produção;
• aumentar a produtividade de modo geral;
• motivar seus colaboradores para alcançar metas que já foram batidas por outras empresas;
• melhorar o conhecimento sobre o próprio evento;
• identificar oportunidades de melhoria no atendimento;
• entre outros.

Você só tem a ganhar com esta estratégia!

Mas, afinal, como fazer benchmarking? Qual o passo a passo para fazer um benchmarking para evento eficiente?

Isso que iremos ver no próximo tópico.

Continue com a gente!

Como fazer benchmarking para eventos?

Para fazer um bom benchmarking para eventos, é preciso seguir alguns passos, sendo eles:

1. Identificar os principais concorrentes;
2. Listar os indicadores de análise;
3. Obter os dados necessários;
4. Comparar as informações;
5. Levantamento dos pontos de melhoria.

Calma, que detalharemos cada um deles abaixo.

Identificar os principais concorrentes

Faça uma lista de seus principais concorrentes, ou seja, aqueles que atuam no mesmo setor de eventos que o seu.

A dica nesta etapa é de dar preferência para líderes do mercado, assim, você conseguirá obter ainda mais sacadas para aplicar no seu, e conseguir ainda melhores resultados, já que eles estão em outro patamar.

O ideal é que não passe de três concorrentes para uma análise inicial, caso contrário, pode sobrecarregar o estudo e acabar com informações superficiais.

Listar os indicadores de análise

Quais fatores exatamente você quer analisar? 

Lembre-se que eles devem estar ligados diretamente com os pontos que precisam melhorar em seu próprio evento.

Para isso, é interessante utilizar uma planilha para organizar todos os pontos que irá estudar de sua concorrência.

Por exemplo: 

• Quais ações de pós-evento eles realizam? 
• Qual o principal canal que utilizam para se comunicarem com o público? 
• Quais estratégias utilizam para divulgar a próxima edição?

E assim por diante.

Obter os dados necessários

Agora chegou o momento de correr atrás das informações para preencher a planilha.

A boa notícia é que com a internet toda essa procura se tornou simples.

Temos à nossa disposição tantas ferramentas e recursos para analisar a concorrência, que fica até difícil listar todos os meios possíveis.

Você buscar esses dados da concorrência por meio das:

• redes sociais;
• sites;
• blogs;
• ferramentas específicas;
• entre outros.

Com os dados em mãos, você já pode partir para o próximo passo!

Comparar as informações

Após realizar o levantamento de todas as informações relevantes para o seu evento, chegou a hora de comparar.

Você irá realizar uma análise criteriosa das ações e estratégias que seus concorrentes adotaram, e compará-las com as que você tem feito.

Aqui você começará a entender o que eles fazem de melhor, para você poder aplicar em seu evento, neste caso.

Levantamento dos pontos de melhoria

Analise todos os pontos levantados no tópico anterior, e verifique quais fatores você pode aprimorar em seu evento com base neste estudo que realizou de sua concorrência.

Dê preferência para pontos que você e sua equipe consideram fracos em seu evento, deste modo, você irá otimizar com precisão.

5 dicas para fazer um benchmarking eficiente!

Agora, para o seu benchmarking ficar ainda mais completo e assertivo, confira abaixo algumas dicas essenciais para te ajudar ainda mais neste estudo:

• Não pare de analisar: um bom benchmarking é um estudo contínuo, ou seja, é um processo que nunca deve parar, afinal, o mundo muda a todo instante. É preciso acompanhar;
• Converse com os consumidores: pergunte quais pontos seus clientes acreditam que podem ser aprimorados em seus eventos. A pesquisa pode ser realizada pessoalmente, ou por meio do email marketing, por exemplo.
• Fale com sua equipe: eles podem ser uma excelente fonte de estudo para o seu benchmarking para eventos;
• Troque experiências com empresas referências: conversar com a concorrência pode ser uma boa alternativa para aprimorar ainda mais seus processos e estratégias, e quem sabe até criar uma parceria duradoura;
• Nada de achismos: utilize dados para fortalecer todo e qualquer argumento durante o processo.

E aí, preparado para criar o seu benchmarking?

Fazer um benchmarking para eventos não é uma tarefa tão difícil, não é mesmo?

Com as dicas que aprendeu ao longo deste conteúdo, já é suficiente para elaborar um estudo completo e cheio de insights para melhorar suas próximas edições.

Para recapitular, veja abaixo os tópicos que cobrimos neste conteúdo:

• O que é benchmarking?
• O que é benchmarking para eventos?
• Benefícios de fazer benchmarking
• Como fazer benchmarking?
• 5 dicas para fazer um benchmarking eficiente!

Mas é claro que podem surgir dúvidas sobre o assunto. Por isso, caso tenha ficado alguma, deixe nos comentários que responderemos todo mundo.

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Até a próxima!