Sabemos que o maior desafio dos empreendedores é girar vários pratos ao mesmo tempo, e gerir as finanças de um negócio não é uma tarefa simples. A gestão financeira para eventos deve ser implementado em todos os seus eventos para a otimização da operação e evitar prejuízos.
A produção ou organização de qualquer tipo ou porte de eventos envolve gastos. Saber direcionar seus recursos pode fazer uma grande diferença no saldo final do evento. Por isso, é muito importante ter o controle de receitas, gastos e fluxo de caixa para uma boa saúde financeira do seu negócio.
Por isso, fique com a gente e descubra:
- O que é Gestão Financeira para eventos
- Para que serve a Gestão Financeira para eventos
- Como implementar a Gestão Financeira para eventos
O que é Gestão Financeira para eventos?
Gestão financeira para eventos é a combinação de processos, métodos e ações que vão permitir que seu negócio seja controlado, analisado e planejado, visando a saúde financeira dos seus eventos.
Sabemos que toda empresa deseja crescer e ganhar mais dinheiro. E a gestão financeira deve estar no centro para que isto aconteça, conciliando metas financeiras como, redução de custos e objetivos de vendas.
Em outras palavras, a gestão financeira para eventos busca otimizar e controlar de forma inteligente os recursos financeiros do seu negócio.
Para que serve a Gestão Financeira para eventos?
A gestão financeira para eventos deve manter equilibrado os gastos do seu evento em relação à sua receita, para que o resultado final seja o lucro.
Esse é o grande desafio de muitos empreendedores, e sabemos que muitos eventos não fecham a conta no final do evento, tendo muitos prejuízos.
Para mudar esse cenário, o gestor financeiro deve também direcionar as metas de receitas, ainda que mínimas, para poder gastar e investir no evento.
Por exemplo, se o gestor financeiro tem uma previsão de gastos de R$ 100.000,00 para organizar determinado evento, é preciso ter metas de faturamento superiores aos gastos. É preciso pensar em modelos de negócios que possam pagar esta conta, como o ticket médio para venda de inscrições, cotas de patrocínios, venda de produtos com a marca do evento, e assim por diante.
Ter um controle financeiro te ajuda a entender os custos reais do seu evento, ou seja, direciona melhor cada recurso, define quais gastos são desnecessários e prevê o retorno destes investimentos.
Como implementar a Gestão Financeira para eventos
Para implementar a gestão financeira para eventos, você precisa escolher uma ferramenta que te ajude a lançar suas despesas e receitas. Pode ser uma plataforma financeira ou até mesmo uma simples planilha. O importante é acessar, lançar e controlar diariamente.
Vamos descobrir as principais etapas para implantar a Gestão Financeira para eventos?
Criar um planejamento
Todo e qualquer projeto precisa ser planejado. E com os recursos financeiros não é diferente! Ao criar o briefing para eventos, liste todas informações que possam direcionar as necessidades de gastos ou investimentos, como o local do evento, estimativa de público, dias de montagem e realização e assim por diante. Desta forma, já é possível entender o tamanho e porte do evento, e os gastos necessários para realizar este evento.
Além de prever esses gastos, é importante também pesquisar e negociar com fornecedores e parceiros, com objetivo de reduzir gastos, mas sem perder a qualidade.
Importante: entendemos que, ao falar sobre gastos ou despesas, estamos falando sobre as necessidades de recursos financeiros para a realização de um evento. Mas pense que, esses gastos, são investimentos de recursos necessários para gerar lucro no final do evento.
Separe as finanças pessoais com as da empresa
Muitos empreendedores acabam misturando os gastos pessoais com os da empresa. Por isso, na gestão financeira para eventos, é fundamental separá-las para evitar erros, e claro, prejuízos.
Uma dica aqui, é ter uma conta bancária da empresa. Atualmente, temos muitas contas digitais sem cobrança de tarifa. Nada de usar seu cartão de crédito pessoal. Centralize as despesas no cartão corporativo e negocie com seus fornecedores as melhores formas de pagamento, visando acompanhar sempre o seu fluxo de caixa.
Pesquisar e negociar com bons fornecedores
Como falamos anteriormente, negociar com fornecedores e parceiros é indispensável na sua gestão financeira para eventos. Mas lembre-se sempre de manter a qualidade. Essa negociação ou até mesmo a troca de fornecedores, não pode comprometer a qualidade e a entrega do seu evento.
Ter bons fornecedores que estejam comprometidos com o seu negócio é raro. Por isso, crie parcerias de longo prazo para obter o melhor custo-benefício e ganhar a confiança necessária na entrega de produtos e serviços por parte de seus fornecedores.
E claro, nunca aprove um orçamento baseado apenas no preço. O que conta é o melhor custo-benefício. Não sinta vergonha ao pedir desconto. Caso você pague à vista, é possível garantir um bom desconto! (Neste caso, pague a vista se você realmente for receber o serviço ou produto imediatamente. Evite golpes. Nada de transferir 100% do valor sem antes receber pelo produto ou serviço.)
E para evitar golpes, faça uma pesquisa desse fornecedor na internet, veja se a empresa realmente existe, se há reclamações no Reclame Aqui ou nas redes sociais e peça referências de outras empresas.
Atraia patrocinadores
Para ter uma boa gestão financeira para eventos, os patrocinadores são indispensáveis no fluxo do caixa e no direcionamento de grandes recursos. Por isso, criar cotas de patrocínio alinhadas às suas estratégias de marketing pode atrair potenciais patrocinadores.
Fazer parcerias também é um caminho para reduzir custos e alavancar seus resultados. Lembre-se que, nas parceiras, todos têm que ganhar.
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Gastos Fixos x Variáveis
Os gastos fixos do evento são os lançamentos que nunca vão mudar, como por exemplo: aluguel do espaço, iluminação, som, staffs e por aí vai…
Os gastos variáveis estão relacionados à quantidade de inscritos do seu evento, que envolve a quantidade de lugares, bebidas, comidas, brindes, etc.
Ter essa separação te ajuda a entender melhor o que é fixo e variável na sua gestão financeira para eventos, podendo controlar melhor os recursos de cada necessidade.
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa na gestão financeira para eventos deve ser uma rotina diária. O fluxo de caixa é ter lançado a entrada e saída de dinheiro, separados por categorias. Desta forma, é possível analisar com clareza de onde vêm as receitas e despesas, e tomar decisões importantes ao identificar prejuízo ou necessidades de maiores investimentos.
Ferramentas para uma gestão otimizada
Como dissemos anteriormente, você pode usar uma planilha para fazer a gestão financeira para eventos, controlando a entrada e saída de dinheiro por categoria, trazendo uma melhor visão financeira.
Além da planilha, ter uma ferramenta de gestão de eventos que te ajude a controlar a venda das inscrições de forma transparente e em tempo real, te ajuda a controlar ainda mais a receita do seu evento, ganhando mais tempo para se preocupar com o que realmente importa.
Por isso, você deve conhecer o Minhas Inscrições, a melhor plataforma de gestão de eventos que te permite publicar um evento em poucos minutos, além de contar com uma dashboard completa para acompanhar as suas vendas de inscrições em tempo real.
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E aí, está pronto para implantar a gestão financeira para eventos?
Como podemos ver, a gestão financeira para eventos é indispensável para qualquer tipo de negócio, evitando prejuízos e investindo seus recursos de forma inteligente, baseado em dados reais. Tenha disciplina nesta jornada e estabeleça processos entre as áreas da empresa. Pense fora da caixinha e crie novas oportunidades de negócios que possam aumentar ainda mais a receita do seu evento!
O que vimos ao longo deste conteúdo:
- O que é Gestão Financeira para eventos
- Para que serve a Gestão Financeira para eventos
- Como implementar a Gestão Financeira para eventos
Caso tenha ficado alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário abaixo, que responderemos às dúvidas de todo mundo.
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Até a próxima!
