Congresso: o que é e dicas de como organizar um

Está procurando saber mais sobre congresso?

Se a sua resposta foi sim, está no conteúdo certo.

Neste artigo iremos falar o que é congresso, quais as vantagens de realizar esse tipo de evento, além de dicas de como organizar um de sucesso.

Este tipo de evento está cada vez mais frequente, aliás, o mesmo é capaz de trazer inúmeros benefícios para o organizador e seus participantes.

Sabendo exatamente o processo ideal de como organizar, e quais as ferramentas necessárias para a realização do mesmo, você conseguirá se destacar e organizar um congresso de sucesso.

O sonho de qualquer organizador de eventos, não é mesmo?

Então, continue a leitura até o final para conhecer mais sobre esse formato de evento que está cada vez mais popular.

Vamos lá?

O que é congresso?

Antes de qualquer coisa, vamos entender o que é congresso.

Congresso é um tipo de evento que tem como principal objetivo debater um determinado assunto, além de conseguir conclusões sobre determinada temática.

Basicamente, é uma espécie de reunião onde especialistas falam acerca de questões de interesse comum.

O interessante é que esse tipo evento abrange vários formatos como:

  • Workshops;
  • Cursos;
  • Palestras;
  • Seminários.

E geralmente, possui duração de dias.

Já que o mesmo também pode possuir apresentação de novas descobertas, e estudos.

Congressos são eventos de alta complexidade para a organização, por isso, geralmente é organizado por entidades associativas.

Além de ter a presença de profissionais e especialistas de um mesmo setor.

É interessante dizer que dentro de um congresso pode haver vários tipos de atividades acontecendo ao mesmo tempo, como por exemplo:

  • Mesas-redondas;
  • Conferências;
  • Palestras;
  • Painéis;
  • Cursos;
  • Entre vários outros.

Outro ponto importante é que você pode realizar tanto um congresso presencial, em um local físico, quanto um congresso online, onde pode utilizar o auxílio de uma plataforma especializada para a integração.

Vantagens de organizar um congresso

Agora que você já sabe o que é um congresso, confira abaixo algumas vantagens de organizar esse tipo de evento:

  • Reforço da identidade da marca, no caso, da empresa ou associação em questão;
  • Aumento da rede de contatos, já que o networking é presente neste tipo de evento;
  • Conquista de novos clientes através do evento;
  • Maior reconhecimento do seu trabalho;
  • Aumentar o engajamento da equipe;
  • Aumento na receita da empresa, através dos patrocínios, e venda dos ingressos;
  • Aumento da autoridade do organizar e dos palestrantes presentes;
  • Aumento da visibilidade do evento e das marcas participantes;
  • Entre várias outras.

5 dicas para organizar um congresso de sucesso

Agora que já viu as vantagens de organizar um congresso, vamos para as 5 dicas de como realizar um de sucesso.

Separamos apenas as melhores dicas, como sempre trazemos aqui no Blog do MI, então fique sempre de olho para novas atualizações.

Sem mais delongas, vamos para o conteúdo!

1. Defina quem é o seu público-alvo

A definição de quem será o público-alvo do seu congresso é fundamental para o sucesso do seu evento.

Busque entender mais sobre as pessoas que deseja ter como participantes.

Saiba, por exemplo, quais são seus interesses, dores e expectativas para que você consiga proporcionar a melhor experiência para eles.

Nesta etapa, recomendamos que você crie um documento com as principais informações do público-alvo, para que toda a equipe tenha acesso e saiba exatamente quem você quer atingir.

Para descobrir mais sobre sua audiência, você pode usar suas próprias redes sociais, por exemplo.

Uma dica é fazer enquetes em seu Instagram, fazendo perguntas que irão te ajudar neste estudo.

Entendendo mais sobre seu público, você conseguirá atingir em cheio e, muito provavelmente, seu congresso será um sucesso.

Aqui também vale dar uma espiada na concorrência, para descobrir ainda mais informações e deixar seu estudo ainda mais completo.

2. Tenha um planejamento bem definido

Planejamento é a chave do sucesso.

Todo evento precisa de um planejamento estratégico bem detalhado.

Um evento, principalmente um congresso, sem planejamento tem grandes chances de ser um fracasso.

É preciso ter um planejamento muito bem detalhado, com todas as demandas do evento por completo.

É de extrema importância detalhar o máximo possível todos os processos, e seguir o orçamento definido nesta etapa, para que não haja gastos desnecessários.

A realização de um congresso não é nada fácil, e se tornará pior sem o planejamento adequado.

Se, por exemplo, realizar o congresso em um espaço físico, você deve listar:

  • Onde será o local? É movimentado, próximo à estações de metrô? É de fácil acesso?
  • Quais equipamentos serão necessários? Microfones? Luzes? Câmeras? 
  • Quais profissionais preciso ter? Atendentes? Recepcionistas? Garçons? 
  • E por aí vai.

O principal ponto desta dica é: detalhe o máximo possível, e deixe em aberto para a sua equipe, para que todos estejam em harmonia, e seu congresso seja um sucesso.

3. Liste quem serão os palestrantes/especialistas

Lembra que em um congresso é preciso a presença de especialistas de uma determinada área?

Então, após a decisão de qual será o tema do seu congresso, é preciso listar quem você deseja que faça parte do seu evento.

Lembrando que geralmente, os especialistas possuem agenda lotadas de compromissos, por isso, você deve convidá-los, no mínimo, com 1 a 3 meses de antecedência, ou até mais a depender do profissional.

Faça uma lista com os palestrantes que deseja em seu evento, e pegue o contato de cada um, podendo ser telefone, ou até mesmo email.

Faça um bom convite, e pergunte se o mesmo ficou interessado em participar, após o retorno, dê mais informações, e explique em detalhes como será o evento.

4. Escolha uma empresa parceira para impulsionar seu congresso

Contar com uma empresa parceira para a realização do seu congresso, te poupará horas de trabalho, e até mesmo muito dinheiro.

Aliás, dar conta de toda a complexidade e detalhes que um congresso pede, não é uma tarefa nada simples.

Mas quando você tem uma empresa parceira como o Minhas Inscrições, o cenário muda.

O MI é uma ferramenta de gestão completa para eventos.

Permitimos o gerenciamento e criação de seus projetos sem que haja interferência ou participação de nenhum suporte operacional.

Só no Minhas Inscrições você tem total liberdade para gerenciar e configurar seu congresso, ou qualquer outro tipo de evento, do jeito que quiser!

Além disso, temos um time completo à disposição para te ajudar em todas as etapas de seu evento, e caso queira, até dar algumas sugestões profissionais que vão elevar ainda mais o nível de seu evento.

Então, se você quer ter liberdade para criar e gerenciar seus eventos de forma rápida e intuitiva, conheça o MI.

Ofereça uma experiência incrível para os participantes do seu evento e descomplique a forma de gerenciar as suas inscrições.

Quer saber mais informações? Clique aqui para conhecer mais sobre o Minhas Inscrições.

Temos certeza de que irá se apaixonar!

Inclusive, temos um conteúdo onde te mostramos 7 motivos para trazer o seu evento para o MI, vale a pena a leitura! 😉

5. Invista em marketing

Um ponto fundamental para o sucesso do seu congresso é a etapa de divulgação.

Para que haja participantes em seu evento, é preciso focar na divulgação.

Por isso, invista em estratégias de marketing para aumentar suas chances de sucesso.

Você pode, divulgar seu evento nas redes sociais, como Instagram, Facebook, Twitter, entre outros, seja através dos stories, ou postagens no feed.

Outra dica valiosa para aumentar a visibilidade do seu evento é contar com influenciadores para ajudar com  a divulgação.

Além disso, não poupe o investimento em mídia paga, ou seja, anúncios.

Eles irão impulsionar ainda mais seu evento.

Faça anúncios no Instagram, Facebook, Youtube e até mesmo no Google.

É importante realizar esse tipo de ação, pois cada vez mais as redes sociais estão dando preferência para os anunciantes.

Então, separe uma verba para investir em anúncios e alcançar ainda mais pessoas para participar do seu evento.

É preciso caprichar nesta etapa para que as vendas dos ingressos sejam um sucesso!

Conclusão

Agora que você já sabe o que é congresso e como organizar um de sucesso, ponha em prática todas as dicas que aprendeu aqui para que o seu evento bombe!

Organizar um congresso realmente não é uma missão nada fácil, então utilize cada dica deste conteúdo para que o processo se torne mais simples e prático.

E claro, não esqueça de conhecer mais sobre o Minhas Inscrições, a ferramenta parceira que irá te ajudar em todas as etapas de seu evento.

Nos vemos do outro lado. Até a próxima!

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