A conferência é um evento de grande impacto nas relações da empresa com os stakeholders, por isso a organização deste tipo de evento deve ser realizada com muita atenção e sem se desprender dos detalhes.
Porque são os detalhes que podem fazer a diferença entre uma conferência de sucesso e outra não tão bem-sucedida assim.
E nós do Minhas Inscrições queremos que seu evento consiga superar as expectativas, por isso desenvolvemos este conteúdo para te mostrar tudo o que precisa saber sobre conferência, como:
- O que é conferência?
- Quais são os benefícios de organizar uma conferência?
- Como organizar uma conferência de sucesso?
Preparado?
Então, vamos lá!
O que é conferência?
Conferência é uma reunião que aborda, discute e apresenta um tema principal para os participantes presentes.
Geralmente são convidados conferencistas (apresentadores) que possuem domínio do assunto que será tratado no evento.
O objetivo deste evento pode ser de solucionar algum problema ou desenvolver hipóteses a respeito da área discutida.
Então, geralmente, o público presente tende a entender ou dominar sobre o tema da conferência.
Agora que você já sabe o que é conferência, vamos te apresentar os tipos de conferência que pode organizar!
Conferência online
As conferências online estão cada vez mais em alta com o uso popular da internet.
Com elas os participantes fazem a sua inscrição na conferência através de uma ferramenta para eventos.
Estes participantes terão acesso ao conteúdo do conferencista via chamada de vídeo (Ex: Zoom ou Google Meet) ou link de transmissão (Ex: Youtube ou Vimeo), ou seja, a distância não será um problema para o seu público, porque através da plataforma é possível conectar pessoas de vários cantos do país, ou até mesmo fora do Brasil!
E a interação dos ouvintes não fica de fora, porque através de chats é possível manter o contato mesmo de longe.
Porém, esta não é a única opção que os organizadores possuem, também tem a conferência presencial que vamos falar logo abaixo.
Conferência presencial
Diferente da online, a conferência presencial reúne interessados em um local físico, geralmente em espaços onde tem uma estrutura correta para o tamanho e importância do evento.
Sem esquecer de que também é abordado um assunto principal no local onde será feito a discussão e apresentação do tema. Sendo bem comum este espaço ter uma estrutura com:
- Palco;
- Banheiros;
- Buffet;
- Saídas de emergência;
- Espaço apropriado para o número de participantes;
- Estacionamento;
- Entre outros.
É importante considerar essas duas formas de organizar uma conferência e escolher a que mais se adequa com o objetivo do seu evento, sempre tendo em mente os benefícios que cada uma pode trazer.
Mas não para por aí, continue com a gente porque tem mais benefícios que não te falamos ainda sobre organizar uma conferência.
Quais são os benefícios de organizar uma conferência?
Os benefícios vão muito além dos citados acima e impactam diretamente o público e ainda acrescentam um grande, e importante, evento no currículo dos organizadores.
Essas vantagens variam de acordo com o tipo de conferência que você pretende organizar, como por exemplo:
- Conferência online: maior acessibilidade para os participantes, custo menor de infraestrutura, maior conforto do público que pode assistir o evento de onde quiser, alcance maior já que todos que possuem acesso a internet podem participar, entre outras;
- Conferência presencial: mais contato e envolvimento com o público, menos distrações do tema, mais fácil para saber e avaliar as opiniões e reações da plateia em tempo real, entre outras.
De uma forma geral, a conferência, tanto online quanto presencial, abre espaço para debates que impactam não só os participantes, mas também a sociedade com as decisões e iniciativas decididas neste evento.
Mas tudo isso só é possível com uma boa organização.
Por isso, veja abaixo quais são os passos necessários para organizar uma conferência de sucesso.
Como organizar uma conferência de sucesso?
Organizar uma conferência de sucesso exige alguns cuidados e atenção em detalhes que não podem passar despercebidos.
Sabendo disso, separamos alguns tópicos que vão te ajudar na hora da organização deste evento tão importante.
Veja a seguir!
Defina e pesquise seu público-alvo
O primeiro passo para organizar uma conferência é definir o público-alvo, ou seja, quem são as pessoas, grupos ou comunidades que se interessaram pelo tema que será abordado no evento?
A resposta para esta pergunta tem que estar bem clara na mente do organizador, pois é a partir deste ponto que será mais fácil moldar o evento de acordo com os interesses dos possíveis interessados.
Você pode fazer essa pesquisa de público-alvo através de enquetes nas redes sociais, como no Instagram, Facebook, Twitter, por exemplo.
Isso para que você tenha acesso às expectativas do público em relação a sua conferência, consiga analisar os perfis dos potenciais participantes, crie uma persona que no caso é um personagem fictício que representa o participante ideal de seu evento.
Para a definição de seu público-alvo pode-se criar uma ficha com as características dessa persona criada, como:
- Idade;
- Sexo;
- Localização;
- Grau de escolaridade;
- Classe social;
- Entre outros.
Quanto mais detalhes, sobre este personagem, melhor fica para você entender o que os participantes esperam da sua conferência, e isso é um ponto crucial para atingir os objetivos de seu evento.
Entendendo melhor o perfil dos possíveis interessados na conferência, o próximo passo é ter um planejamento bem estruturado para evitar possíveis problemas durante o evento.
Tenha um bom planejamento
O planejamento é a base de todos os eventos, sendo eles online ou presenciais.
Portanto, ter ele completo e bem detalhado é essencial para ter o controle dos acontecimentos durante a organização e realização da conferência.
Além do mais, ter um bom planejamento é a chave para não extrapolar o orçamento ou levar um susto com equipamentos faltando ou que não funcionam na hora da apresentação.
Obviamente nenhum organizador deseja passar por isso.
Então, crie um planejamento com controle financeiro da sua conferência, e uma dica é utilizar ferramentas de organização de eventos que facilitarão sua organização.
Escolha convidados de peso
Para chamar a atenção dos potenciais participantes para a conferência é recomendado que o organizador traga convidados de peso.
Para esta posição o orador deverá ter domínio do assunto proposto, pois como dissemos, a platéia levará consigo uma bagagem de aprendizado e estará à procura de alguém que possa acrescentar mais conhecimento ou solucionar um problema que possa ter.
Considere também a relevância do conferencista na área discutida. Como por exemplo, se ele tem uma boa reputação no mercado, como foram suas apresentações antigas, comentários de seus clientes e ouvintes, etc.
Um bom orador, e que de preferência já tenha uma fama no mercado, vai alavancar a divulgação de qualquer conferência e causar interesse no seu público-alvo, aumentando assim as chances de sucesso do mesmo.
Decida qual a plataforma ou lugar do evento
Em conferências presenciais, o lugar escolhido impacta diretamente no número de participantes presentes no evento.
Portanto, defina um local com antecedência, para evitar problemas com lotação e indisponibilidade do lugar.
Além de que é crucial prestar atenção se o espaço é de fácil acesso, dê preferência a locais que estejam perto de metrô, ponto de ônibus ou trólebus.
Evite lugares considerados perigosos, pois isso, sem dúvida, irá impactar na presença do seu público.
Por outro lado, se for uma conferência online verifique se a plataforma de transmissão escolhida é confiável e que tenha o suporte correto para o tamanho do evento que queira organizar.
Sem esquecer de sempre verificar a situação da internet do convidado, para evitar falhas e desconexões no meio do evento, tendo assim uma conferência que prende os ouvintes e que mostra qualidade e comprometimento da marca.
Se atente ao pós-evento
O pós-evento é o momento ideal para conseguir tirar as opiniões, críticas construtivas e nível de satisfação de quem participou da conferência.
Então não deixe este momento passar em branco e perder a oportunidade de melhorar cada vez mais seus eventos.
O organizador pode utilizar do pós-evento para manter a comunicação com o público, aproveitando o cadastro do participante e mandar um formulário com perguntas rápidas e fáceis para o email em questão.
Assim o público perceberá que a satisfação e opinião tem importância e as chances de conquistar mais participantes para o próximo evento aumentam!
Para finalizar…
Agora que você já sabe o que é, quais os benefícios e como organizar uma conferência, está na hora de colocar a mão na massa e já ir planejando a sua de sucesso!
Mas para isso você vai precisar conhecer a ferramenta mais completa e ideal para os organizadores de eventos: Minhas Inscrições.
Com ela você terá o suporte completo para as inscrições dos seus eventos presenciais, online e híbridos.
Então chega de gastar tempo (e dinheiro) com ferramentas avulsas e clique agora no link acima para conhecer todos os benefícios que o organizador MI vai trazer para sua conferência.
Te esperamos lá!
