Workflow: o que é e como aplicar na organização de um evento esportivo

O workflow está presente como um dos métodos mais usados para organização de projetos e está sendo adotado por vários organizadores de eventos esportivos.

Esse meio de otimização ajuda os organizadores a mapear melhor as tarefas distribuídas para sua equipe.

Mas como encaixar este método na organização de um evento esportivo? Bom, esta e mais outras dúvidas serão respondidas ao longo deste artigo.

Então continue lendo para você saber o que é, qual a tradução, quais as vantagens e como criar um workflow para o seu evento esportivo.

Vamos lá!  

O que é workflow

Workflow significa “fluxo de trabalho” em sua tradução e tem como principal função organizar tarefas que levam ao objetivo determinado.

Podendo ser de uso individual ou em grupo, ele contém vários formatos como check-list, lista de afazeres ou documentos com finalidade de definir quais são os passos a serem seguidos até o final de um planejamento.

Com isso você pode criar um workflow para auxiliar a equipe responsável de seu evento esportivo para que eles visualizem melhor o que cada um deve fazer e em qual momento começar e terminar a atividade designada.

Mas antes de começar a entender mais a fundo como um workflow funciona, vamos esclarecer qual sua origem e como a criação dele mudou a estratégia de organização dos projetos nos dias de hoje.  

A origem do workflow

A origem do workflow foi na manufatura com o apoio de Henry Gantt e Frederick Taylor, enquanto estudavam métodos de otimizar a organização no trabalho de maneira mais eficiente e controlada.

O workflow ganhou um grande espaço com a progressão da Revolução Industrial, no século XVIII, pois se tornava bastante eficaz na hora de organizar projetos que cresciam cada vez mais.

Com estas pesquisas, Henry Gantt percebeu que a criação de um cronograma para estes projetos mais complexos, que demonstrava a conexão de cada etapa para a finalização de uma tarefa, era necessário e com base nisso, foi criado o gráfico de Gantt.

Nos dias atuais o workflow tem sua grande importância na organização de projetos de sucesso espalhados pelo mundo, auxiliando assim no início, meio e fim de um planejamento.

Mas como isso ajudaria em uma organização de eventos esportivos?

Bom, você pode conferir mais abaixo algumas vantagens que o workflow pode trazer no planejamento de seu evento esportivo.

Vantagens de ter um workflow para eventos esportivos

São várias as vantagens que um workflow pode proporcionar ao seu evento, aliás quem não quer um método tecnológico que te ajuda a mapear e padronizar as etapas de seu projeto?

E ainda te dar o controle detalhado de cada passo para que nada saia dos trilhos, sempre com transparência entre a equipe enquanto você propaga uma cultura organizacional.

Sem contar com outros benefícios que este método proporciona que não podemos deixar de citar.

Otimização na organização do planejamento

Como todo organizador de eventos esportivos sabe, um projeto que trava em uma de suas etapas acaba prejudicando as próximas e com isso vira uma bola de neve cheia de problemas para resolver.

Mas com a implementação do workflow em seu planejamento isso pode ser evitado já que, ao distribuir e detalhar cada passo do projeto, a pessoa responsável pela tarefa paralisada poderá ser cobrada e receber o apoio necessário para dar continuidade às etapas.

Além de não deixar ninguém da equipe sobrecarregado.

Redução de falhas na organização do evento esportivo

Ter falhas na organização de um evento de esportes é muito comum, por mais que sejam pequenos erros, saber como evitá-los pode fazer a diferença em seu projeto.

E com um bom  fluxo de trabalho será mais rápido e prático identificar em qual etapa o erro foi cometido, para que assim o problema possa ser corrigido com mais prontidão e objetividade.

Por outro lado esse erro que pode acabar dificultando o andamento do projeto, pode ser encontrado em uma etapa desnecessária que seria cortada caso o organizador tivesse feito o workflow necessário.

Diminuição nos gastos do evento esportivo

Os eventos esportivos podem ter os seus gastos diminuídos ao gerenciar uma corrida ou até mesmo um campeonato esportivo com a implementação de um workflow em sua equipe.

Já que a ausência de uma boa organização gera mais gastos que são causados através de pouca comunicação e queda no desempenho do grupo envolvido.

Com estas falhas o organizador investe mais em recursos humanos, sendo que tudo isso poderia ser evitado com um bom fluxo de trabalho.

Melhora de comunicação entre a equipe

Uma boa comunicação entre a equipe é fundamental para que qualquer projeto consiga chegar ao seu final com sucesso.

Então para evitar informações perdidas e interpretações erradas, com o workflow isso é possível.

Uma pesquisa publicada na SHRM, em 2013 pelo jornalista David Grossman, aponta que as falhas de comunicação podem custar US$64.4 milhões por ano nas empresas.

Impressionante não é mesmo? Então para não deixar que seu evento esportivo caia em prejuízo é bom criar um workflow o quanto antes.

Por isso, vamos te mostrar a seguir o passo a passo da criação de um fluxo de trabalho.

Continue com a gente!

Passo a passo de como criar um workflow para eventos esportivos

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1. Faça a análise interna e distribua os responsáveis

Antes de qualquer coisa, realizar uma análise detalhada das etapas, que vão estar no planejamento do workflow, é essencial.

Pois é neste passo que irá ser estudado e determinado quais são as etapas essenciais para a organização do seu evento e quais serão os responsáveis por cada uma.

Para que isso seja feito é recomendado que você já pense quais são as tarefas que funcionam e quais são descartáveis para que seu projeto não tenha gastos a mais. Com isso você consegue dar início ao melhor caminho para seu evento esportivo.

2. Defina as tarefas em conjunto

É sempre importante definir detalhadamente cada momento da organização do projeto, pois com isso você irá evitar possíveis desvios.

Importante lembrar que nesta etapa tenha participação ativa de sua equipe, com opiniões e sugestões na hora do detalhamento, porque com isso as atividades serão organizadas de acordo com as necessidades do projeto e do grupo.

3. Indique o gatilho final do evento esportivo

Denominar uma etapa para a finalização do workflow vai fazer com que sua equipe identifique qual o momento em que as atividades estão acabando, deixando assim o grupo mais preparado para a etapa final do evento.

É neste último momento que algumas tarefas podem ser moldadas de acordo com as necessidades que estão faltando, para que seu evento esportivo finalize com sucesso.

Qual o melhor tipo de workflow para organizar um evento esportivo?

O workflow pode ser moldado de acordo com as características da preparação de seu projeto, mas você pode ter uma base em algum tipo de workflow para visualizar melhor seu planejamento.

Recomendamos o tipo ad hoc workflow, que é o mais básico de todos, com ele sua organização ficará mais dinâmica, pois ele é voltado mais para adaptação de seu projeto e atende a necessidade de uma grande equipe.

Além de que com o ad hoc poder ter suas regras e procedimentos alterados continuamente, por isso se encaixa no ambiente de projeto para eventos esportivos, que também é corrido e exige muitas mudanças ao decorrer das tarefas.

Métodos para gerenciar um workflow para eventos esportivos

Existem alguns métodos que foram criados para auxiliar na hora da criação do workflow. Então trouxemos para você alguns dos mais usados que podem te inspirar na criação do seu:

  • Diagrama Ishikawa: este diagrama simples tem como principal objetivo controlar a qualidade e identificar as causas de problemas organizacionais, podendo achar a solução para aquele problema;
  • Análise de Pareto: com uma base em estatísticas apresenta as principais causas de erros analisados em ordem prioritária;  
  • Ciclo PDCA: este método define o fluxo que acompanha do diagnóstico das falhas até sua solução contínua.

Entre estas metodologias você pode escolher a que mais se encaixa com o seu projeto e equipe. 

E para te auxiliar ainda mais com seu workflow separamos, mais abaixo, algumas ferramentas essenciais na hora de definir as etapas de seu planejamento.

Plataformas para gerenciar um workflow para eventos esportivos

Para um organizador de eventos esportivos, ajuda nunca é demais, então algumas plataformas oferecem as ferramentas que vão te auxiliar na hora de pôr em prática o seu fluxo de trabalho.

Então, separamos para você algumas das mais utilizadas pelos organizadores:

  • Trello: ferramenta que pode ser usada tanto no computador quanto no celular, que tem um design baseado em cartões que são movidos entre colunas para indicar o status que aquela tarefa se encontra;
  • ARIS Express: uma ferramenta gratuita de fluxo de trabalho, que é recomendada para quem tem um projeto pequeno e eventual;
  • Draw.IO: plataforma específica para desenvolver diagramas, que oferece suportes visuais para a organização de seu planejamento.

Com o auxílio de ferramentas na organização de seu evento esportivo, você vai perceber a diferença no resultado final.

Importante lembrar de receber o feedback de sua equipe, para analisar se aquela ferramenta está atendendo as necessidades do grupo, ou não.

Conclusão

Com este artigo você entendeu o que é, as vantagens e o passo a passo de como realizar um workflow em seu projeto de evento esportivo.

E se você organizador já começou a criar seu workflow, não se esqueça de visitar agora a ferramenta MI que tem um sistema de inscrições inovador e seguro que vai transformar a organização do seu evento esportivo.

Não perca mais tempo, acesse agora mesmo e aproveite!

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