Como aumentar a produtividade de seus eventos?
Essa é uma dúvida bem comum entre os organizadores e produtores de eventos, já que esse tipo de projeto demanda várias etapas, processos e profissionais.
É importante a busca constante na melhoria da produtividade ao organizar eventos, para que a produção seja mais rentável e lucrativa.
Nós do Minhas Inscrições sabemos que não é uma tarefa nada fácil, já que sempre surgem novas ferramentas e recursos diferentes para ajudar neste processo.
Por esta razão, separamos algumas dicas e ferramentas que você pode usar para alavancar a produtividade de seus eventos, e ter produções com mais sucessos ainda!
Então, continue a leitura até o final para descobrir de uma vez por todas como aumentar a produtividade de seus eventos com os seguintes tópicos:
- Por que investir na otimização e produtividade de um evento?
- 4 metodologias sobre produtividade relacionadas à organização de eventos!
- Método Kanban;
- Scrum;
- Teoria de Pareto;
- Metas SMART.
Preparado?
Então, vamos lá!
Por que investir na otimização e produtividade de um evento?
Aprender como aumentar a produtividade de seus eventos é fundamental para garantir melhores resultados.
Isso porque o aumento da produtividade gera inúmeros benefícios em qualquer área e atmosfera, tanto pessoal quanto profissional.
Veja abaixo algumas das principais vantagens em investir constantemente na melhora da produtividade como um todo.
Maior eficiência na realização das tarefas
O aumento na produtividade faz com que as demandas e tarefas sejam entregues no prazo e com qualidade.
O que, consequentemente, gera um impacto direto no alcance das metas e objetivos traçados no momento do planejamento, aumentando assim os resultados da marca.
Leia também: Descubra como escolher os melhores fornecedores de eventos!
Redução de custo
A produtividade naturalmente faz a equipe investir mais tempo em atividades que, de fato, geram resultados positivos para o negócio, gerando redução de custo para a empresa.
Isso porque não é gasto tempo e dinheiro em tarefas e atividades que não dão o retorno que a marca precisa.
Leia também: Gestão de crise em eventos: como organizar uma eficaz (Guia Completo)
Diferencial competitivo
O aumento na produtividade proporciona uma vantagem competitiva para empresas que estão sempre em busca de otimizar suas operações.
Isso porque além de posicionar a empresa como destaque no mercado. Essa estratégia aumenta a atração de talentos e, principalmente, diminui a rotatividade.
Você também pode se interessar: Análise de dados para eventos: o que é e por que é tão importante? Descubra!
Descubra 4 metodologias sobre produtividade relacionadas à organização de eventos!
Método Kanban
O Kanban é uma das metodologias mais utilizadas na gestão de projetos, incluindo, é claro, a gestão de eventos.
Ele é um sistema que trabalha a parte visual de gestão de trabalho, e tem como objetivo conduzir cada atividade por um fluxo de trabalho predefinido.
Podemos dizer que o Método Kanban pode ser definido pelos seguintes pontos:
- sistema visual: em um quadro com colunas, o trabalho é dividido em segmentos ou por seu status, colocando cada item em um cartão/adesivo e inserindo na coluna adequada para indicar onde ele se encontra no fluxo;
- cartões: descrevem o trabalho que transita pelo quadro;
- limitação do trabalho em processo: coloca os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada coluna.
O Kanban é considerado um método de trabalho ágil que indica – e limita – o trabalho em andamento, o famoso WIP (Work in Progress).
Aplicá-lo na organização de eventos torna toda a operação mais produtiva, o que gera mais retorno para o negócio.
Leia também: ROI: o que é e como aumentar o do seu evento esportivo.
Scrum
Outra metodologia que você pode aplicar em sua gestão de eventos para conseguir uma melhora na produtividade é o Scrum.
Desenvolvida por Jeff Sutherland, um piloto de aeronáutica, o Scrum propõe que como no desenvolvimento de aviões, os projetos tenham acompanhamento bem de perto e passem por mudanças de planejamento a todo momento.
Por isso, este método defende que um projeto seja dividido em pequenos ciclos de atividades, chamados sprints, e conduzido por reuniões frequentes para o alinhamento do trabalho de modo geral.
Ela é muito utilizada por times de TI, mas pode ser facilmente aplicada em outros setores, como o de eventos, por exemplo.
Basta dividir as tarefas corretamente, ou seja, em pequenos ciclos conforme o método solicita e reuniões frequentes para alinhar com o restante da equipe como está o andamento da produção.
Assim, é possível acompanhar todo o processo e verificar o que está faltando para otimizar o projeto.
Veja também: NPS para eventos: o que é, benefícios e como aplicar essa metodologia!
Teoria de Pareto
Outra opção de metodologia para produtividade é a Teoria de Pareto, também conhecida como “Princípio 80-20”, você já ouviu falar?
Desenvolvida pelo sociólogo Joseph M. Juran, essa teoria afirma que 80% das consequências derivam de 20% das causas.
Aplicando este princípio nos negócios, mais especificamente no setor de eventos, 80% do que você ganha advém de apenas 20% das tarefas que você se dedica.
Com isso, é possível identificar quais atividades estão gerando mais resultados para o negócio, e assim, investir mais tempo e recursos naquelas que são prioridades.
Metas SMART
Publicada por George Duran no ano de 1991 em seu artigo “Há uma Maneira Inteligente de Escrever Metas e Objetivos da Administração”, a metodologia SMART é uma das mais populares e utilizadas por diversos negócios.
Para ficar mais simples o entendimento, vamos entender o que significa, na prática, cada uma das letras desse acrônimo:
- Specific (específico): ter uma meta bem clara, ou seja, bem específica e detalhada;
- Measurable (mensurável): a meta precisa possuir critérios específicos para analisar seu progresso;
- Achievable (alcançável): ela deve ser possível de alcançar;
- Realistic (realista): deve estar ao seu alcance, ou seja, realista e relevante para todo o negócio;
- Time based (temporal): é necessário ter um prazo, uma linha do tempo bem definida, com data de início e fim. É preciso criar um senso de urgência.
Aplicando esta metodologia de produtividade em seus eventos, é possível identificar quais metas e objetivos valem mais a pena um investimento maior de tempo e dinheiro.
Leia também: Métricas para eventos: descubra as 10 principais para analisar!
Conheça a melhor ferramenta de gestão de eventos para triplicar sua produtividade!
Se você como organizador ou produtor de eventos deseja uma ferramenta de gestão de eventos aliada para alavancar a produtividade da produção, conte com o Minhas Inscrições!
O MI conta com diversos recursos para você organizar e gerir seus eventos, tudo em um só lugar!
A solução completa para eventos que permite o gerenciamento e criação de seus eventos de forma fácil e intuitiva!
O MI é uma ferramenta completa para eventos que permite o gerenciamento e criação de eventos sem que haja interferência ou participação de nenhum suporte operacional.
Além disso, nossa equipe está à disposição para te ajudar ao máximo em seu projeto, e se desejar, até dar algumas sugestões profissionais que vão elevar ainda mais o nível de seu evento.
Com o Minhas Inscrições você pode:
- criar um hotsite personalizado;
- elaborar cupons de desconto;
- setup completo;
- realizar perguntas e respostas para os participantes;
- oferecer combos e kits;
- gestão financeira completa;
- gestão de kits e check-in;
- atendimento especial;
- muito mais.
Vale destacar também que a ferramenta MI oferece um espaço chamado: dashboard, lugar em que o organizador tem acesso a todas as informações do evento em tempo real.
Ou seja, você terá acesso rápido e prático para acompanhar:
- O número de inscrições;
- Movimentação financeira;
- Quantidade de vagas disponíveis para o evento;
- Quem está com inscrição aberta e paga;
- Cortesias;
- Entre outras informações.
Ficou interessado e quer saber mais?
Saiba mais sobre o Minhas Inscrições clicando aqui e comece com a menor taxa de serviço do mercado!
Confira o nosso artigo completo sobre 7 motivos para trazer o seu evento para o MI!
E aí, pronto para aumentar a produtividade de seus eventos?
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender tudo sobre como aumentar a produtividade de seus eventos.
Caso tenha ficado alguma dúvida, fique à vontade para colocar nos comentários abaixo que responderemos todo mundo.
Como abordamos diversos tópicos ao longo deste conteúdo, confira abaixo as metodologias de produtividade:
- Método Kanban;
- Scrum;
- Teoria de Pareto;
- Metas SMART.
Além disso, leia outros conteúdos para alavancar suas próximas edições:
- Eventos corporativos: o que são, tipos e como organizar! Guia completo
- Local para evento: como escolher onde fazer seus eventos. Descubra!
- Meetup: o que é, vantagens, como organizar e muito mais! Guia completo
- Phygital em eventos: o que é e como aplicar este conceito na produção de eventos?
- Copywriting para eventos: saiba como usar essa técnica a seu favor!
Até a próxima!
