Como aumentar a produtividade de seus eventos: confira dicas exclusivas e as melhores ferramentas de gestão!

Como aumentar a produtividade de seus eventos?

Essa é uma dúvida bem comum entre os organizadores e produtores de eventos, já que esse tipo de projeto demanda várias etapas, processos e profissionais.

É importante a busca constante na melhoria da produtividade ao organizar eventos, para que a produção seja mais rentável e lucrativa.

Nós do Minhas Inscrições sabemos que não é uma tarefa nada fácil, já que sempre surgem novas ferramentas e recursos diferentes para ajudar neste processo.

Por esta razão, separamos algumas dicas e ferramentas que você pode usar para alavancar a produtividade de seus eventos, e ter produções com mais sucessos ainda!

Então, continue a leitura até o final para descobrir de uma vez por todas como aumentar a produtividade de seus eventos com os seguintes tópicos:

Por que investir na otimização e produtividade de um evento?
4 metodologias sobre produtividade relacionadas à organização de eventos!
- Método Kanban;
- Scrum;
- Teoria de Pareto;
- Metas SMART.

Preparado?

Então, vamos lá!

Por que investir na otimização e produtividade de um evento?

Aprender como aumentar a produtividade de seus eventos é fundamental para garantir melhores resultados.

Isso porque o aumento da produtividade gera inúmeros benefícios em qualquer área e atmosfera, tanto pessoal quanto profissional.

Veja abaixo algumas das principais vantagens em investir constantemente na melhora da produtividade como um todo.

Maior eficiência na realização das tarefas

O aumento na produtividade faz com que as demandas e tarefas sejam entregues no prazo e com qualidade.

O que, consequentemente, gera um impacto direto no alcance das metas e objetivos traçados no momento do planejamento, aumentando assim os resultados da marca.

Redução de custo

A produtividade naturalmente faz a equipe investir mais tempo em atividades que, de fato, geram resultados positivos para o negócio, gerando redução de custo para a empresa.

Isso porque não é gasto tempo e dinheiro em tarefas e atividades que não dão o retorno que a marca precisa.

Diferencial competitivo

O aumento na produtividade proporciona uma vantagem competitiva para empresas que estão sempre em busca de otimizar suas operações.

Isso porque além de posicionar a empresa como destaque no mercado. Essa estratégia aumenta a atração de talentos e, principalmente, diminui a rotatividade.

Você também pode se interessar: Análise de dados para eventos: o que é e por que é tão importante? Descubra!

Descubra 4 metodologias sobre produtividade relacionadas à organização de eventos!

Método Kanban

O Kanban é uma das metodologias mais utilizadas na gestão de projetos, incluindo, é claro, a gestão de eventos.

Ele é um sistema que trabalha a parte visual de gestão de trabalho, e tem como objetivo conduzir cada atividade por um fluxo de trabalho predefinido.

Podemos dizer que o Método Kanban pode ser definido pelos seguintes pontos:

sistema visual: em um quadro com colunas, o trabalho é dividido em segmentos ou por seu status, colocando cada item em um cartão/adesivo e inserindo na coluna adequada para indicar onde ele se encontra no fluxo;
cartões: descrevem o trabalho que transita pelo quadro;
limitação do trabalho em processo: coloca os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada coluna.

O Kanban é considerado um método de trabalho ágil que indica – e limita – o trabalho em andamento, o famoso WIP (Work in Progress).

Aplicá-lo na organização de eventos torna toda a operação mais produtiva, o que gera mais retorno para o negócio.

Scrum

Outra metodologia que você pode aplicar em sua gestão de eventos para conseguir uma melhora na produtividade é o Scrum.

Desenvolvida por Jeff Sutherland, um piloto de aeronáutica, o Scrum propõe que como no desenvolvimento de aviões, os projetos tenham acompanhamento bem de perto e passem por mudanças de planejamento a todo momento.

Por isso, este método defende que um projeto seja dividido em pequenos ciclos de atividades, chamados sprints, e conduzido por reuniões frequentes para o alinhamento do trabalho de modo geral.

Ela é muito utilizada por times de TI, mas pode ser facilmente aplicada em outros setores, como o de eventos, por exemplo.

Basta dividir as tarefas corretamente, ou seja, em pequenos ciclos conforme o método solicita e reuniões frequentes para alinhar com o restante da equipe como está o andamento da produção.

Assim, é possível acompanhar todo o processo e verificar o que está faltando para otimizar o projeto.

Veja também: NPS para eventos: o que é, benefícios e como aplicar essa metodologia!

Teoria de Pareto

Outra opção de metodologia para produtividade é a Teoria de Pareto, também conhecida como “Princípio 80-20”, você já ouviu falar?

Desenvolvida pelo sociólogo Joseph M. Juran, essa teoria afirma que 80% das consequências derivam de 20% das causas.

Aplicando este princípio nos negócios, mais especificamente no setor de eventos, 80% do que você ganha advém de apenas 20% das tarefas que você se dedica.

Com isso, é possível identificar quais atividades estão gerando mais resultados para o negócio, e assim, investir mais tempo e recursos naquelas que são prioridades.

Metas SMART

Publicada por George Duran no ano de 1991 em seu artigo “Há uma Maneira Inteligente de Escrever Metas e Objetivos da Administração”, a metodologia SMART é uma das mais populares e utilizadas por diversos negócios.

Para ficar mais simples o entendimento, vamos entender o que significa, na prática, cada uma das letras desse acrônimo:

Specific (específico): ter uma meta bem clara, ou seja, bem específica e detalhada;
Measurable (mensurável): a meta precisa possuir critérios específicos para analisar seu progresso;
Achievable (alcançável): ela deve ser possível de alcançar;
Realistic (realista): deve estar ao seu alcance, ou seja, realista e relevante para todo o negócio;
Time based (temporal): é necessário ter um prazo, uma linha do tempo bem definida, com data de início e fim. É preciso criar um senso de urgência.

Aplicando esta metodologia de produtividade em seus eventos, é possível identificar quais metas e objetivos valem mais a pena um investimento maior de tempo e dinheiro.

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Vale destacar também que a ferramenta MI oferece um espaço chamado: dashboard, lugar em que o organizador tem acesso a todas as informações do evento em tempo real.

Ou seja, você terá acesso rápido e prático para acompanhar:

O número de inscrições;
Movimentação financeira;
Quantidade de vagas disponíveis para o evento;
Quem está com inscrição aberta e paga;
Cortesias;
Entre outras informações.

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Confira o nosso artigo completo sobre 7 motivos para trazer o seu evento para o MI!

E aí, pronto para aumentar a produtividade de seus eventos?

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender tudo sobre como aumentar a produtividade de seus eventos.

Caso tenha ficado alguma dúvida, fique à vontade para colocar nos comentários abaixo que responderemos todo mundo.

Como abordamos diversos tópicos ao longo deste conteúdo, confira abaixo as metodologias de produtividade:

Método Kanban;
Scrum;
Teoria de Pareto;
Metas SMART.

Além disso, leia outros conteúdos para alavancar suas próximas edições:

Até a próxima!