Você tem criado briefing para cada evento que produz ou organiza? Sabe a importância e as vantagens de ter esse documento? Não se preocupe! Você chegou no lugar certo e vamos te contar tudo sobre Briefing para eventos.
O Briefing para eventos pode te ajudar nas definições gerais de cada evento que produz ou organiza. Neste documento, deve constar todas as informações necessárias para direcionar a sua equipe e fornecedores, mantendo todos os envolvidos na sua produção na mesma página.
Sendo assim, você como produtor ou organizador, deve ter o briefing para eventos “redondinho” para compartilhar com as pessoas que estarão envolvidas do pré ao pós evento.
Por isso, fique com a gente e descubra:
- O que é Briefing para eventos?
- Vantagens ao elaborar um Briefing para eventos
- Como elaborar um Briefing para eventos
O que é Briefing para eventos?
Briefing para eventos é um documento que contém todas as informações do seu evento para a realização do projeto.
Esse documento serve como um guia para direcionar a sua equipe e fornecedores, com objetivo de atingir o resultado esperado. Sendo assim, o briefing para eventos deve constar todas as suas necessidades, com objetivos que sejam atingíveis e ações que sejam entregáveis.
Em seu Briefing para eventos, deve ter o registro de ideias iniciais, de forma clara, detalhada e aprofundada sobre o que precisa ser entregue. Para ter esse resultado, é preciso seguir alguns itens importantes, que vamos compartilhar mais a frente.
Leia também: Descubra como escolher os melhores fornecedores de eventos!
Vantagens ao elaborar um Briefing para eventos?
Seja um evento de pequeno ou grande porte, o Briefing para eventos é indispensável ao produzir ou organizar um evento, trazendo muitas vantagens para o seu negócio:
- Menor tempo de duração: com todas as informações do seu evento presentes no briefing, torna a execução mais ágil.
- Resultados alinhados: todos que receberem seu briefing estarão na mesma página, sabendo exatamente do que você precisa.
- Sem retrabalhos: pequenos ajustes são diferentes de retrabalho. O briefing para eventos te ajuda a comunicar de forma eficiente as suas necessidades. Quanto mais aprofundado e claro for seu briefing, melhor será o entendimento e a entrega das demandas.
Leia também: Como aumentar a produtividade de seus eventos: confira dicas exclusivas e as melhores ferramentas de gestão!
Como elaborar um Briefing para eventos
Para começarmos, você pode elaborar seu briefing para eventos em um documento do Word. Neste documento, preocupe-se em colocar no “papel” todas as informações que possam responder às dúvidas de quem vai receber esse documento.
Lembre-se de ter clareza sobre as informações. Quanto mais aprofundado e claro for, melhor. E claro, não deixe de revisar o que você digitou.
Vamos lá?
Informações gerais do seu evento
Apresente de forma geral as informações do seu evento, respondendo às seguintes perguntas:
- O que é o evento?
- Onde será realizado?
- Quando será realizado?
- Por que ele é realizado?
- Quais são os objetivos do seu evento?
- Quais serão as atrações do seu evento
- Por que seu evento é diferenciado?
- Por que as pessoas devem participar do seu evento?
Leia também: Canvas: entenda o que é e como funciona a metodologia Canvas para eventos!
Informações sobre o objetivo do seu evento
Seja qual for o seu segmento, é necessário ter claro no briefing para eventos, o objetivo deste evento, e de cada ação que precisa ser criada, seja esse objetivo macro ou micro.
Exemplo de objetivo macro: crescimento de público ou faturamento.
Exemplo de objetivo micro: distribuir X brindes promocionais do patrocinador durante a abertura do evento e orientar o participante a postar uma foto com o brinde nas redes sociais com a #…
Público-alvo do seu evento
Definir o público-alvo é muito importante para que sua equipe e fornecedores entendam qual é o perfil de público que será impactado durante o evento. Isso ajuda a elaborar estratégias eficazes e comunicações assertivas em todo o planejamento de divulgação.
Por exemplo, se seu evento atinge um público acima dos 40 anos, talvez não faça sentido criar alguma ação de marketing digital usando o app TikTok, pois 60% do público que utiliza o TikTok têm menos de 30 anos.
Entender quem é seu público fará total diferença no planejamento e execução de determinadas ações, garantindo assim o melhor resultado possível para o sucesso do seu evento.
Leia também: Persona para eventos: o que é e como criar uma para seus eventos
Orçamento do seu evento
Para realizar as ações que deseja no seu Briefing para eventos, é importante determinar o budget para cada ação.
Por exemplo, se uma das ações é divulgar seu evento nas redes sociais, podemos listar algumas necessidades que envolvem custo:
- Verba para um bom designer (caso não tenha um no seu time)
- Verba para um gestor de tráfego
- Verba para anunciar nas redes sociais
Defina uma verba para cada ação descrita em seu briefing para eventos, a fim de garantir que seu orçamento não fique “estourado”.
Leia também: Controle financeiro: o que é e como aplicar em seu evento
Cronograma
Para cada ação definida no seu briefing para eventos, determine um prazo de entrega e crie um cronograma com todos os prazos definidos. Ter esse cronograma é indispensável para fazer o acompanhamento das necessidades entre sua equipe e os fornecedores.
E aí, está pronto para criar o seu Briefing para eventos?
Como podemos ver, o Briefing para eventos é indispensável na produção ou organização de qualquer tipo ou porte de evento. Por isso, elabore seu documento e esteja sempre disponível para esclarecer as dúvidas que possam surgir entre sua equipe e fornecedores.
Organizar cada ação do seu evento te ajuda a criar planos de contingências em casos de imprevistos, garantindo uma produção mais tranquila e uma experiência inesquecível para os seus participantes.
O que vimos ao longo deste conteúdo:
- O que é Briefing para eventos?
- Vantagens ao elaborar um Briefing para eventos
- Como elaborar um Briefing para eventos
Caso tenha ficado alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário abaixo, que responderemos às dúvidas de todo mundo.
Além disso, aproveite para conferir outros conteúdos que podem ser do seu interesse como organizador:
- Entenda o que é espaço instagramável e 5 dicas para criar em seu evento e bombar!
- Copywriting para eventos: saiba como usar essa técnica a seu favor!
- Métricas para eventos: descubra as 10 principais para analisar!
- Ações de Marketing no Instagram: Top 10 melhores estratégias para se destacar!
- Marketing promocional para eventos: o que é, para que serve e passo a passo de como fazer!
- Controle financeiro: o que é e como aplicar em seu evento.
Até a próxima!
