Organizar um evento presencial é um desafio que envolve muitos detalhes e planejamento.
No entanto, com as ferramentas certas e um pouco de criatividade, é possível fazer um evento inesquecível e que atraia um grande número de pessoas.
Neste artigo, vamos te mostrar as 10 dicas para organizar um evento presencial, desde a escolha do local até a divulgação do evento.
Por isso, fique com a gente e descubra:
- O que é um evento presencial e por que devo organizar um
- Motivos para organizar um evento presencial
- Tipos de eventos presenciais para organizar
- 10 dicas para organizar um evento presencial de sucesso
O que é um evento presencial e por que devo organizar um
Um evento presencial é uma reunião de pessoas que se reúnem em um local físico para discutir, aprender ou se divertir. Pode ser uma feira, uma convenção, uma palestra, uma festa, entre outros. A vantagem de um evento presencial é que as pessoas têm a oportunidade de se conhecer pessoalmente, trocar ideias e estabelecer relações mais profundas.
Organizar um evento presencial é uma ótima maneira de alcançar seus objetivos e aumentar sua presença no mercado. Se você é empresário, pode utilizar o evento para promover seus produtos ou serviços, estabelecer novos contatos comerciais e aumentar sua base de clientes. Se você é palestrante, pode usar o evento para compartilhar suas ideias e conhecimentos com um público amplo.
Além disso, organizar um evento presencial pode ser uma ótima maneira de estabelecer sua autoridade e credibilidade no mercado. Ao mostrar que você é capaz de organizar um evento bem-sucedido, você estará mostrando sua expertise e comprometimento com seu setor.
É importante destacar que organizar um evento presencial requer muito planejamento e cuidado. É preciso pensar em todos os detalhes, desde a documentação e autorizações necessárias até a estrutura do evento. Mas, com a devida atenção, organizar um evento presencial pode ser uma ótima maneira de atingir seus objetivos e impulsionar sua marca ou negócio.
Motivos para organizar um evento presencial
Organizar um evento presencial é uma boa estratégia para alcançar diversos objetivos.
Aqui estão algumas razões para considerar a organização de um evento presencial:
Networking
Eventos presenciais oferecem a oportunidade de conhecer pessoas novas e estabelecer relações mais profundas. Isso pode ser muito valioso para empresários que buscam expandir sua base de clientes e parceiros comerciais.
Autoridade
Ao organizar um evento bem-sucedido, você estará estabelecendo sua autoridade e credibilidade no mercado. Isso pode ser uma ótima maneira de se destacar e chamar atenção para sua marca.
Divulgação
Um evento presencial é uma ótima maneira de promover sua marca, produtos ou serviços. Isso permite que você alcance um público amplo e crie uma presença sólida no mercado.
Aprendizado
Eventos presenciais podem ser uma ótima oportunidade para aprender novos conhecimentos e habilidades. Você pode assistir a palestras de especialistas em diferentes setores e trocar ideias com outros profissionais.
Diversão
Eventos presenciais também podem ser uma ótima maneira de se divertir e se conectar com outras pessoas. Eles podem ser uma ótima maneira de se desconectar do trabalho e se concentrar em algo positivo.
Tipos de eventos presenciais para organizar
Os eventos presenciais são uma ótima maneira de reunir pessoas e criar experiências únicas e memoráveis. Eles podem ser usados para fins corporativos, de entretenimento ou até mesmo esportivos. Aqui estão alguns tipos de eventos presenciais que você pode considerar a organizar:
Eventos corporativos: incluindo convenções, feiras de negócios, lançamentos de produtos e workshops.
Eventos de entretenimento: como concertos, shows, festivais e exposições.
Eventos esportivos: incluindo torneios, competições, maratonas e campeonatos.
Independentemente do tipo de evento que você escolher, organizar um evento presencial é uma ótima maneira de criar conexões significativas com seu público e fazer com que sua marca seja lembrada.
10 dicas para organizar um evento presencial de sucesso
Organizar um evento presencial pode ser uma tarefa desafiadora, mas seguindo alguns passos e tendo em mente as autorizações e documentações necessárias, você poderá garantir o sucesso do seu evento. Aqui estão 10 passos para ajudá-lo nesse processo:
1. Defina o objetivo e o público-alvo
Antes de tudo, é importante ter claro o objetivo do evento e qual o público-alvo que você deseja atingir. Conhecer seu objetivo ajudará a determinar a data, o local e o formato do evento.
2. Escolha a data e o local
Verifique a disponibilidade do local para a data escolhida e lembre-se de considerar questões como estacionamento, acessibilidade, capacidade de público, entre outros.
Considere a disponibilidade de sua equipe, palestrantes e convidados, bem como as condições climáticas e a época do ano, ao escolher a data. Quanto ao local, escolha um espaço que seja apropriado para o tamanho do evento e que seja convenientemente localizado para seu público.
3. Prepare a lista de convidados
Crie uma lista de convidados, incluindo contatos e informações importantes, como endereço de e-mail e telefone.
4. Planeje a logística
Defina como será feita a chegada dos convidados, a disposição dos assentos e mesas, entre outros aspectos logísticos importantes, como palco, som, iluminação, controle de acesso, unifilas, e etc, ou seja, tudo que é necessário para a estrutura do seu evento.
5. Defina o orçamento
Analise todos os gastos necessários para realizar o evento, incluindo a fase do pré e pós evento. Isso ajudará a garantir que você tenha um evento bem-sucedido sem ultrapassar o orçamento. Nesta fase, é importante captar parceiros e patrocinadores para equilibrar receitas e despesas.
Leia também: Gestão Financeira para eventos: descubra como implementar em seus eventos
6. Elabore a programação
Defina a ordem dos eventos, incluindo palestras, apresentações, entre outros. Certifique-se de que o programa seja interessante e atraente para o seu público. Planeje com antecedência para garantir que tudo aconteça no tempo certo no dia do evento.
7. Prepare a documentação necessária
É importante ter toda a documentação necessária para realizar o evento, como licenças para uso do espaço, seguro para os participantes, autorização de som, entre outros.
Verifique se você está cumprindo todas as obrigações legais, regras e regulamentos locais, incluindo a capacidade máxima do local, horários de funcionamento, vistoria do Corpo de Bombeiros e outros órgãos reguladores, a depender do tipo de evento que você planeja.
Verifique também as leis e regulamentos locais (de outras cidades) que possam afetar a realização do evento.
8. Contrate fornecedores
Contrate fornecedores para cuidar da alimentação, decoração, som e iluminação, entre outros aspectos importantes. Verifique se eles estão disponíveis nas datas do seu evento e se eles estão dentro do orçamento.
Confira se seus fornecedores estão com as documentações e obrigações legais em dia. Por exemplo: Se os bombeiros e seguranças terceirizados têm permissão para exercer a função, se engenheiros e montadoras possuem ARTs para os projetos, etc. Os termos de responsabilidade entre empresas podem oferecer proteção jurídica para o seu negócio e recomendamos que consulte um advogado para te orientar a definir um processo jurídico seguro.
9. Crie um plano de marketing
Criar um plano de marketing é fundamental para o sucesso de um evento presencial. Este plano deve incluir a estratégia de divulgação do evento, a escolha das mídias e plataformas para divulgação, além da definição do público-alvo e da segmentação dessas mensagens.
É importante definir objetivos claros e mensuráveis, como aumentar o número de inscrições, aumentar a interação com o público-alvo, entre outros.
Além disso, o plano de marketing deve incluir ações de relacionamento com o público, como a criação de uma lista de e-mails, o uso de redes sociais e o envio de newsletters. É importante acompanhar os resultados dessas ações e realizar ajustes sempre que necessário, a fim de alcançar os objetivos propostos.
Lembre-se que o sucesso de um evento presencial depende muito da capacidade de atrair e manter a atenção do público. Por isso, é essencial investir em uma estratégia de marketing eficaz e bem planejada.
10. Use uma plataforma de inscrições online
Ferramentas como o Minhas Inscrições simplificam a organização de seu evento presencial. Com elas, você pode criar formulários de inscrição, enviar confirmações por email, acompanhar inscrições e pagamentos em tempo real, e divulgar seu evento nas redes sociais. Adotar uma plataforma de inscrições torna a organização do seu evento mais fácil e eficiente.
E aí, está pronto para organizar seu evento presencial com o Minhas Inscrições?
Em resumo, a organização de um evento presencial exige muito planejamento, cuidado com os detalhes e atenção às obrigações legais. Além disso, lembre-se de investir em uma plataforma de inscrições online, como o Minhas Inscrições, para garantir a inscrição e o pagamento dos participantes de forma fácil e segura.
O que vimos ao longo deste conteúdo:
- O que é um evento presencial e por que devo organizar um
- Motivos para organizar um evento presencial
- Tipos de eventos presenciais para organizar
- 10 dicas para organizar um evento presencial de sucesso
Caso tenha ficado alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário abaixo, que responderemos às dúvidas de todo mundo.
Além disso, aproveite para conferir outros conteúdos que podem ser do seu interesse como organizador:
- Entenda o que é espaço instagramável e 5 dicas para criar em seu evento e bombar!
- Copywriting para eventos: saiba como usar essa técnica a seu favor!
- Métricas para eventos: descubra as 10 principais para analisar!
- Ações de Marketing no Instagram: Top 10 melhores estratégias para se destacar!
- Marketing promocional para eventos: o que é, para que serve e passo a passo de como fazer!
- Controle financeiro: o que é e como aplicar em seu evento.
Até a próxima!
